30 минут в пятницу, которые разгружают нам всю неделю

У компаний которые работают по сервисной модели всегда есть проклятие: как обеспечить равномерную загрузку людей, особенно если у тебя продакшен. Идеально — 100% коммерческой загрузки. Но в реальности то баг, то внутренние задачи, то клиент пришел или ушел думать, то жонглируем приоритетами. Мы тоже через всё это прошли.

Мы через всё это прошли. Сейчас живём в недельных спринтах. Пробовали чаще — слишком много накладных расходов. Пробовали длиннее — теряется гибкость. А у нас половина задач — это поддержка и развитие проектов, где всё меняется на ходу. Поэтому выбрали золотую середину: спринт = неделя. Внутри себя называем это «недоScrum».

Когда-то давно мы просто собирались офлайн и «раздавали» конкретные задачи на месте. С приходом удаленки начали созваниваться — и прямо во время встречи планировали задачи по людям. Это занимало кучу времени. Сейчас у нас система, которая решает всё за 30 минут в пятницу.

Как устроена планёрка Каждую пятницу мы собираемся на ВКС: руководитель производства, все РП и РПО. Формат один и тот же, проверенный десятками итераций.

1. Проверка хвостов Сначала быстро проходимся по задачам в статусе «Ожидает проверки». Они группируются по РП. В идеале этот блок пустой — значит, всё принято и закрыто. Но если есть хвосты — обсуждаем, нужна ли помощь, чей мяч, что делать. На всё — максимум 5 минут.

2. Просроченные задачи Далее — разбор просроченных задач по всей компании. Они также сгруппированы по РП. Смотрим, у кого они висят, нужен ли буст, доп. ресурсы, правим оценки. Если требуется планируем повторно. Тоже кратко — ещё 5 минут.

3. Апдейт по проектам Каждый РП даёт апдейт по своим проектам: статус, загрузка, возможные риски. Если где-то нужно усиление — другие РП часто подсказывают, как решали похожее. Тут же всплывают блокеры и проседания. Это 10 минут.

План — это таблица? Дальше переходим к главному — плану. Это Google Таблица, в которой вся компания живёт неделю. Между собой называем их «цветные кубики». Строки — специалисты. Столбцы — задача по проекту и конкретная задача. Каждая ячейка — как «кубик» задач на человека.

Цвета в таблице — это код загрузки: 🔴 Красный — человек занят на всю неделю 🟡 Жёлтый — примерно 2–3 дня 🟢 Зелёный — 1 день 🔵 Синий — 2–4 часа

Цвета не просто визуальный элемент — это наш способ быстро понять, где перегруз, а где человек простаивает.

Именно на планерке мы обсуждаем, кого можно «перебросить», где переставить приоритеты, а где — наоборот, подложить задачу в очередь. РП заранее готовят план и расставляют свои задачи по свои специалистами, а на встрече — лишь сверяют и корректируют.

Почему это работает Во-первых, все видят общую картину. План — публичный. Даже если с ним активно работают только управленцы, доступ к нему есть у всех. Это снимает кучу лишних вопросов.

Во-вторых, у нас допустимы корректировки, обычно не более 10–20% от запланированного. Это создает здоровую гибкость без хаоса.

В-третьих, мы строим систему, а не просто накидываем задачи. Каждая неделя — это вкладка в таблице. Из них складывается долгосрочный план, где видно, кто и когда будет свободен, где нужно будет расширение, а где — отпуск.

Раньше мы ставили задачи «по ощущениям» — теперь видим всё в цифрах, цветах и прогнозах. И это сильно снижает тревожность как у руководителей, так и у команды.