Пост из кровати или GTD

В послеоперационном режиме решила перечитать книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок: Искусство продуктивности без стресса» Это один из самых известных трудов по личной эффективности и мне очень хочется поделиться его 5-шаговой системой управлением делами

⚠️ Сразу предупреждаю — книга максимально нудная, а система непростая

Я страдаю осознанно, а вы можете просто ограничиться 😎 под постом Система GTD — Getting Things Done — это про 5 простых действий:

1️⃣ Сбор

Любое дело, идею, напоминание записываете в: • блокнот / листочек • приложение • закидываете в папку «Входящие»

2️⃣ Обработка

На каждую запись из «Входящих» задайте себе вопросы: • Что это? • Требует ли действие? ❌ Нет? — либо выбросьте, либо сохраните как справочную информацию ✅ Да? — определите, какое действие

Если дело займет меньше 2 минут — сделайте сразу ⌛

3️⃣ Организация

Результаты обработки раскладываются в такие списки:

✔️Проекты: всё, что требует более одного действия ✔️Следующие действия: первый конкретный шаг ✔️Ожидаю ответа: то, что вы делегировали ✔️Календарь: конкретные даты и дедлайны ✔️Когда-то: идеи на будущее

4️⃣ Обзор • Еженедельно проверяйте все списки и корзины • Обновляйте статус проектов и действий

5️⃣ Действие

Выбираете, что делать, по критериям: • Контекст (где вы сейчас) • Время • Энергия • Приоритет

Как это может жить в базовой рутине руководителя? 🙏

Например, ты руководишь отделом и у тебя постоянно есть: • стратегические задачи, • встречи, • запросы от команды, • и ещё миллион руковожо🍑ных делишек

Идём по GTD: 📥 1. Сбор

В течение дня фиксируешь всё, что приходит в голову или поступает извне: • входящие письма (Outlook, Gmail) • заметки с синков, • просьбы от сотрудников, • личные идеи

Инструменты: • Физическая «входящая корзина» (папка на столе) или желтые клейкие листочки на монитор (обожаю) • Trello или Todoist, • Блокнот

Пример: • «Подготовить план обучения новых сотрудников» • «Ответить клиенту по контракту» • «Встретиться с HR по вакансии»

📝 2. Обработка Каждую запись просматриваешь и решаешь: • Это требует действия? • Нет — удалить, сохранить как справку или в список «Когда-нибудь», ну или листочек на помойку • Да — определить конкретное следующее действие

Примеры: Подготовить план обучения новых сотрудников ⬇️ Следующее действие: Собрать у тимлидов список нужных тем до пятницы Ответить клиенту по контракту ⬇️ Следующее действие: Перепроверить расчёты в Excel

Если что-то можно сделать за 2 минуты — делаешь сразу 📌

🗂️ 3. Организация

Задачи сортируются в категории:

✅ Проекты • Проект: Внедрение CRM • Проект: Набор сотрудников

✅ Следующие действия по контекстам или тегированию тематики • #Офис: Согласовать бюджет обучения • #Звонки: Поставить синк финансам по контракту клиента • #Компьютер: Обновить KPI-отчёт

✅ Календарь • Встречи, дедлайны

✅ Ожидаю ответа • HR – прислать предложение по зарплате»

✅ Когда-нибудь / Может быть • Посмотреть курс по эмоциональному интеллекту

🔄 4. Обзор Раз в неделю делаешь полный обзор: ✔️Проверяешь, все ли проекты двигаются. ✔️Очищаешь «входящие» ✔️Актуализируешь списки

Это ключевой момент — иначе система развалится

✅ 5. Действие

Когда есть время поработать, смотришь список: • Где ты сейчас? • Сколько есть времени? • Сколько энергии? • Что приоритетнее?

🧠 Как это упрощает жизнь руководителю? ✔️Ничего не забываешь — всё зафиксировано ✔️Меньше стресса — ум освобождён от запоминания ✔️Ясность по каждому проекту — ты всегда знаешь, какой следующий шаг ✔️Быстро находишь приоритеты — по контекстам и энергии

Из интересных терминов для рубрики #рукотермин зацепило — MIND SWEEP или мозговая разгрузка 🧠 Сделаю об этом отдельный пост, потому что даже без внедрения GTD, MIND SWEEP реально облегчает жизнь и помогает качественно походить к планированию и целеполаганию

И, да, основная мысль книги — ничего не держать в голове 🚨 Ваш ум — для идей, а не для их хранения. Чтобы снизить стресс, вы должны разгрузить память, фиксируя все задачи и мысли вне головы