Однажды мы начали активно расти, нужно было увеличить хедкаунт подразделения. Хорошо, когда в твоей группе 3-5 человек, а новые сотрудники выходят раз в год. Ты можешь спокойно их заонбордить, рассказать и показать всё необходимое.

Но когда их становится резко больше, встает вопрос: — Как всё это дело оптимизировать и поддерживать общий уровень осведомленности?

Мы (я и мои коллеги) пришли к созданию общей базы знаний по отделу — Knowledge Sharing System. Не путайте с проектной базой знаний. Здесь мы идем не от проекта, а от процессов характерных для вашего отдела внутри компании.

Это кажется очевидным решением, тем не менее, я больше нигде не видел хорошо проработанной KSS.

Как делать? Её можно построить на Confluence, Notion, Coda. Все что у вас есть или вы можете получить.

1️⃣ Берем общую информацию, которую на входе получает каждый сотрудник и распределяем её по категориям. Если сотруднику надо куда-то пойти и что-то сделать — все облагораживаем ссылками.

2️⃣ Информацию характерную для специальности (дизайнеры, например), используемую внутри юнита также бережно описываем. Добавляем побольше деталей, чтобы стало понятно даже юниорам.

3️⃣ Агрегируем самые частые вопросы сотрудников и добавляем в нужные разделы и категории. Новые вопросы, которая не покрыла база, также собираем, отслеживаем их повторяемость и постепенно насыщаем базу знаний ответами на них.

4️⃣ Составляем чеклист новичка (EJM если хотите). Там факультативные активности для вновь прибывших. Что сделать в первый день, в первую неделю, в первый месяц.

5️⃣ Выдаем доступы, делаем анонс, ответы на вопросы стараемся сопровождать ссылками. Плавно приучаем людей искать ответы в базе знаний.

Что дальше? В дальнейшем все ритуалы, активности, новости также добавляем в базу знаний.

У нас, например, появились разделы про ресурсных менеджеров, про внутренние сообщества, про найм, комитеты, упоминания в медиа и много всего другого.

По моим наблюдениям, это сработало очень хорошо. Много вопросов закрывались без звонков и дополнительных сессий.

Эту базу недостаточно сделать один раз. Над ней требуется работать постоянно. Вы можете назначить ответственных сотрудников за какие-либо разделы.

Главное развивать структуру гармонично и придерживаться понятной навигации.