Дорогие подписчики, сегодня я поделюсь с вами списком необходимых инструментов контроля эффективности работы любой компании.

Экономика в компаниях незаслуженно обделена вниманием, а тем временем она является центральной нервной системой всей деятельности. Экономика на предприятии соединяет, регулирует и обеспечивает слаженную работу всех участков основного процесса. Не важно, торговля это или производство продукции, оказание услуг или производство работ. Поэтому независимо от размера компании к экономике нужно отнестись со всей серьезностью. Чем раньше внедрить инструменты ежедневного контроля над процессами, тем устойчивее и надежнее будет бизнес.

С чего начать?

1. Состояние заказов в работе.

Кто контролирует? Тот, кто работает с заказчиками (сам предприниматель, менеджер по продажам). Он ведет реестр своих заказов, отмечая следующее:

• Дата заказа, сроки выполнения по договору, форма оплаты, плановые даты платежей, доп. Сведения (например, штрафы за просрочку сдачи). Далее фактическое состояние заказа на текущий день: в работе, документы на подписании, принят, произведена ли оплата, дата оплаты. Что это дает? Имея такую таблицу перед глазами, менеджер всегда видит, все ли идет по плану, выполняет ли компания в срок свои обязательства. Это позволит не допустить нарушений. А также это контроль своевременности оплат. Очень важный момент, т.к. своевременные оплаты позволят избежать кассовых разрывов. Экономист подготовит такую таблицу, где подходящие сроки будут светиться желтым, а просрочка красным.

2. Платежный календарь.

Кто контролирует? Тот, кто отвечает за платежи. План движения денежных средств. Удобно составлять на месяц. Есть платежи, привязанные к определенным датам (выплата заработной платы, налоги, платежи по кредитам и лизингам и т.п.), их нельзя нарушать. Кроме этого, оплата поставщикам согласно условиям договоров или счетов, ежемесячные платежи по аренде, консалтингу, использованию правовых систем и т.д. Все это держать в голове сложно. Нужен платежный календарь. В нем же прописываем ожидаемые поступления выручки согласно договорам, это поступление контролируют менеджеры (см. пункт 1). Что это дает? Ясную картину, хватит ли средств для своевременных оплат или надо привлекать дополнительное финансирование. Возможно, нужно пересмотреть сроки оплаты с заказчиками, предложить скидку за предоплату, потому что это может быть выгоднее, чем брать процентный кредит или платить штрафы за несвоевременную оплату и «терять лицо». Вместе с планом движения денежных средств необходимо вести факт. Это нужно для анализа прошедших периодов, разбора причин отклонений, выработки тактики, как этого избегать в будущем. В итоге получается один из трех главных экономических отчетов – Бюджет движения денежных средств (БДДС).

3. Дебиторская и кредиторская задолженность.

Состояние долгов как перед предприятием, так и самого предприятия. Экономист обновляет эти данные ежедневно, в отличие от бухгалтерии, которая заносит данные по мере поступления оригиналов документов. С появлением электронного документооборота это стало значительно более просто и приближенно одно к другому. Однако, для экономиста важнее оперативность. Кто контролирует? Дебиторскую задолженность – менеджер по продажам. Кредиторскую задолженность – по-разному. В зависимости от специфики компании и состава сотрудников. Если есть экономист, это разом решает вопрос, т.к. автоматически это становится его обязанностью. Если нет, то по каждому контрагенту свой центр ответственности, лицо, контактирующее с ним. Например, по поставщикам – менеджер по закупкам, оплата правовых систем – юрист, налоги, зарплата, оплата 1С – бухгалтер и т.д. Что это дает? Возможность планировать платежи, избегать санкций, просрочки и кассовых разрывов. Например, для транспортного предприятия важно отслеживать своевременную оплату топлива, поскольку это необходимо как «воздух», ошибка может привести к остановке всего парка и катастрофическим последствиям.

Следующий пост будет о том, как следить за выручкой и про управленческий баланс. Начните считать экономику уже сегодня!