«Специалистдокументооборота: почему он детектив, аналитик и дипломат в одном флаконе»

Мнекак и всякому начинающему «писателю» хочется произвести впечатление на читателя, но даже если этого не случится, то все не зря. Найти в себе смелостьи написать о людях, которые изо дня в день являются тем самым винтиком, который объединяет работу практически всех отделов компании. Ктоже такой специалист документооборота? Мы привыкли считать что это человек, который тупо отправляет и получает документы, однако за этим «тупо» скрываетсявнимательность, аналитика и конечно творчество! Внимательность: детали, которые спасают бюджеты. Нашиглаза замечают разницу между «аванс 40% в течение 3-х дней (а дни еще бывают рабочие и календарные, что играет большую роль в получении денежных средствпосле оказания услуг) и предоплата 40% до поставки». Требование клиента к формату и заполненности УПД. Аналитика: какмы предсказываем поведение клиентов. Проработав приблизительно 4-6 месяц на новом месте, мы умеем прогнозировать как будет себявести Заказчик (время зависит от отослали, в которой работает компания, новая ли она или уже знакомая нам). Мы можем дать отчеты по закаченным договорам, какплатят те или иные Заказчики, с кем и как там коммуницировать. Творчество (креатив): когда Excelстановится полем для изобретательства. Визобретательности мы можем занять как минимум 3-е место! Чаще всего специалисты документооборота ещё занимаются расчетами и это не всегда бывает просто формулав экселе объем* сумму за единицу, дальше как мы знаем идут нюансы, скидки для Заказчиков, которые давно с нами работают, копейка, которая гуляет туда-сюда,если цены дали не круглые и многое другое.

Ошибки адаптации: почему нюансы важнее опыта. Ноэто с основном про уже устоявшихся сотрудников, а как на счет тех, кто только пришел? Те кто только начинает свой путь или решил (а) сменить сферудеятельности, как этим людям безопасно и экологично войти в профессию? У меня есть опыт перехода из компании в компанию, где менялась отрасль, но неотдел. Казалось бы, если должность одна и та же, то человек должен, да нет просто обязан прийти и сразу творить волшебство! Может я кого-то удивлю, но этоне так. Да сам документооборот не меняется, в нем остаются договора, первичная документация и закрывающие документы, но потом в игру, да да в игру, вступаюнюансы, их я описывала ранее. Пример: отправка документов по ЭДО. В компании «Ромашка» (как мы любим писать для примера) я отправляла документы: 1. Всегдазадавая им формат. 2. Все документы, которые были по заказчику (2 договора, 3 счета и 1 УПД) в одной отправке иЗаказчик спокойно подписывал документы. А вот в компании «Рога и копыта» у Заказчиков, другое требование: 1. Документ не всегда формализован, а если и да,то есть строго определенное название. 2. В одной отправке документы только по одному договору. И казалось бы это нормально, ведь нюансы есть везде и выбудете правы! НО как всегда есть НО, только пришедший специалист работает на основании своего предыдущего опыта, где отправка была по одному из приведенныхпримеров, что тоже нормально, ведь опыт то есть и последовательность не нарушена, и документы отправлены, но тут оказывается что это ошибка и так делать нельзя,как быть? Уважаемые работодатели! Пожалуйста проговаривайте эти нюансы, мы не читаем мысли, мыопираемся только на опыт, позволю заметить успешный опыт, потому что задача то решена, отправка документов состоялась. Без четких регламентов дажепрофессионал может ошибиться под давлением мультизадачности. Определите контрольные точки и давайте обратную связь, это снизит стресс у командыпроцентов на 40%, а при практическом и системно подходе на все 80%!