Когда «на словах» подменяет протокол: рабочие практики фикса

Коллеги, а вы как это решаете? Есть протокол встречи: кто-что-когда делает. Подписан. Через время прилетает устно: «Мы просили другое, ждём материалы уже 3 недели». В протоколе этого нет — приходится оправдываться. Хочется понять, какой рабочий вариант у вас зашёл лучше:

Жёстко: всё новое — только письменно (CR/задача/допник).

Мягко: фиксируем устные договорённости в MoM и подтверждаем у заказчика в чате/почте.

Комбинированно: короткий шаблон «Изменение №…», согласование в едином канале и только после — в работу.

Поделитесь лайфхаками и шаблонами: что реально сработало? 🙌