Задачи - рутинный быт любого руководителя. От правильности их постановки и контроля зависит скорость их достижения.

Если руководитель не умеет правильно ставить и контролировать исполнение своих задач, он регулярно будет слышать в ответ от подчиненных следующее:

📍я забыл 📍ты мне дал слишком короткие сроки на выполнение этой задачи 📍у меня не получилось потому что… (душещипательная история) 📍мне сказали нужно сделать по другому

Если вам знаком перечисленный выше список, уверен, вам будет очень полезно прочитать этот пост.

📌Для начала нужно определить кому мы ставим задачу

❕Я всегда исхожу из этого правила - чем менее квалифицированный сотрудник, тем более точно ему нужно декомпозировать задачу.

Приведу пример постановки задачи такому сотруднику:

• Петя, нужно сделать это и это, сколько тебе нужно времени?

• Нуууу… столько-то

• Смотри, результатам выполнения задачи будет являтся вот это и это, понятно?

• Понятно

• Как ты планируешь ее выполнять?

• Рассказывает

• Отлично, единственное я бы порекомендовал тебе вот это взять здесь, а про это спросить там, хорошо?

• Хорошо

• Давай мы с тобой договоримся, что задача должна быть выполнена такого-то числа в таком-то виде, ты мне приносишь ее результат и кладешь на стол, договорились?

• Договорились

📌Почему это важно?

Как показывает практика, менее квалифицированный сотрудник найдет много причин чтобы ее не выполнить, или выполнить не в том виде в котором вы ее представляли.

📌А как быть с более квалифицированными сотрудниками?

Допустим в моей команде руководителей есть настоящие follow up’еры которые всегда доводят начатое до конца, или имеют крепкие управленческие компетенции. Которым не нужно давать дополнительных вводных, они в состоянии организовать достижение поставленной задачи самостоятельно.

С ними процесс постановки задач выглядит примерно так:

• Петь, сделай пожалуйста это и это в такой-то срок, ок?

• Окей

• Мне нужен такой-то результат в таком-то виде, хорошо?

• Без проблем

Этого достаточно, потому что их выучка позволит это сделать в лучшем виде.

❗️Главная мысль

Если вы односложно поставите задачу не квалифицированному сотруднику, или новенькому (результаты достижения которого вам неизвестны) будьте уверены, что с вероятностью 99% он ее выполнит не так как нужно, или не выполнит совсем.

А если вы начнете как ребенку объяснять этапы задач хорошему руководителю - он может подумать: “я настолько глуп по твоему?”

Именно поэтому очень важно понимать кому вы ставите задачу и исходя из этого менять методы ее постановки.

▫️Шаблон правильной постановки задач сотрудникам из пяти вопросов

1. Что

Четко и коротко формулируете, что нужно сделать

2. Крайний срок

К какому времени нужно выполнить задачу

3. Что будет являтся выполненной задачей

Вот этот этап самый важный, потому что ваше представление о выполненной задаче, может в корне изменятся от представления сотрудником. Именно по этому нужно сформулировать четкий результат который вы ожидаете от него.

4. Обратная связь

Обязательно возьмите обратную связь - все ли понятно?

5. Как

Этот вопрос задается при необходимости, если у вас есть сомнения в том, что человек имеет необходимые ресурсы для достижения этой задачи. Ему стоит прояснить как бы вы ее выполнили.

📌Что насчет 99% выполнения задачи?

Один из важных постулатов, который стоит помнить и транслировать сотрудникам. Как раз таки, вы можете его закрыть путем формулировки третьего вопроса из шаблона “что будет являтся выполненной задачей”, иначе может происходить вот так:

Вы поставили задачу маркетологу найти новые источники трафика Клиентов. Он с этой задачей справился и в час “Х” докладывает:

“Новые источники сформированы, лиды получены”

Но есть одно и самое важно “НО”, лиды не были переданы в отдел продаж, тогда в чем ценность от них?

✅В данном случае задача выполнена на 99%, но пока не сделано главное целевое действие, результатом которого она и являлась, регистрировать задачу как выполненной - нельзя.

Поделитесь, как у вас обстоят дела с постановкой задач? Какие методы и лайфхаки используете?

#Управление #РусланАхриев