Советы от меня для максимально эффективного планирования
Любой процесс, по моему мнению, зиждится на трёх столпах: управленческая отчётность, планирование спринтов и рефлексия. Но 95% команд, с которыми я сталкивался, по какой-то причине все задачи держат в голове.
1. Поэтому первый и самый важный этап, когда у вас куча задач, — «выгрузите» мозг на бумагу. То есть все задачки, которые нужно сделать. Пишите прям как на душу ляжет. Вам всегда будет казаться, что задач огромное количество, но когда вы пропишите их — увидите, что их не так много. Трудно будет написать больше 20-30 пунктов.
2. Понятно формулируйте задачи. Из названия должен быть понятен конечный результат (в английском языке термин более точный: "definition of done"). Например, «проанализировать конкурентов» — плохая формулировка задачи. Каждый может понять её по-разному. А вот задача «изучить сайты топ-5 конкурентов по трафику, пройти их процессы подачи заявки и выписать ключевые блоки» становится прозрачной для любого сотрудника.
3. У каждой задачи один ответственный! На моей практике если за задачу ответственных было больше одного человека, никто за неё ответственнен не был😅
4. Планируйте время на выполнение каждой задачи (estimate). Мы склонны чувствовать себя всемогущими и считать, что выполним действие «ну, за часик максимум». На деле вас отвлекают коллеги, прилетает партнёр со срочными новостями, и вы либо не успеваете выполнить задачу, либо делаете её плохо.
Кстати, большую задачу можно и нужно декомпозировать, чтобы не растягивать на несколько дней. Простой пример: вам нужно записать 20 коротких роликов для соцсетей. Такая задача вполне может занять 8 и более часов, если вы раньше таким не занимались. Разбейте задачу на 3 этапа: первые 4 ролика, ещё 6 и, наконец, 10. Так вы решите большую задачу по частям.
5. Приоритизируйте задачи по важности. Для себя выделил градацию, которая работает в разработке: Blocker —если не выполнить, труба. Самые срочные и приоритетные задачи, без которых двигаться вперёд невозможно. Critical — сильно повлияют на бизнес, но можно двигать по времени исполнения. Major — классно будет выполнить, но не критичны для достижения целей компании. Minor: бизнес как работал, так и будет работать, на метрики выполнение задачи никак не влияет, но прикольно, если её выполнили.
6. Возьмите в спринт столько задач, сколько успеете сделать. Тут хитрый момент: не все выгруженные задачи вы успеете взять в работу. Многие забывают, что из 40 рабочих часов (50-60 у предпринимателей😇) часть уходит на обязательные созвоны, регулярные встречи или проведение платежей. В итоге останется дай бог 10-15 часов на созидательное развитие бизнеса. Когда я понял это, словил дзен...
7. Проводите рефлексию перед запуском нового спринта. Очень важный завершающий этап, где необходимо подумать и задать себе вопросы:
- Что удалось сделать хорошо, а что не получилось?
- Какие задачи можно было сделать иначе и как?
- Какие инсайты забираю в новый спринт?
В первый раз на эти шаги может уйти час, два и даже больше. И здесь многих поджидает ловушка, ведь можно ошибочно подумать: «Фух, сделал подвиг, в следующий раз можно скипнуть, и так понятно, что делать». Но нет, нельзя! Если вы будете регулярно планировать свои задачи, с каждым разом на это действие будет уходить всё меньше и меньше времени. Это позволит вам не просто совершить однократный подвиг, а бежать марафон.
Делитесь, как планируете своё время и своей команды?🙃
❤️ — больше не пропускаю рефлексию 😈 — всё ещё пытаюсь удержать задачи в голове
