Полезная информация, о которой часто забывают.
Расскажу очередной обобщенный кейс, собранный из одинаковых случаев в разных проектах. Исследовали процесс планирования работ по техобслуживанию и ремонту оборудования. Достаточно линейный процесс и простая статусная модель, которая включает в себя создание заявки на обслуживание, анализ и преобразование в заявку на выполнения работ с детализацией, выбор исполнителя, выполнение работ и финансовые транзакции по ним. Еще в процессе, может присутствовать закупка запасных частей и материалов для проведения ремонта.
Журнал событий сформировали и восстановленный процесса оказался похож на описанный в регламенте. До тех пор, пока не сменили дату выполнения шагов в процессе. Вместо даты указанной в атрибутах заявки использовали дату ввода информации или изменения статуса, зафиксированные информационной системой. И тут же картинка изменилась - стало видно, что многие шаги вводились задним числом, после завершения ремонта.
Выборочный анализ конкретных заявок не выявил финансовых махинаций. Причина оказалась в том, что сроки проведения работ выбирались неформально планировщиками со стороны производства и механического цеха и переносились по договоренности сторон. Считая, что они так повышают свою производительность, сотрудники вносили данные, когда работа уже началась и перенос сроков невозможен. Прямого ущерба такая ситуация не наносила, но наносила косвенный - снабжение иногда было вынуждено закупать узлы и материала по невыгодным ценам, не зная о переносе сроков и не имея времени на переторжку в тендере, руководство механического цеха не могло прогнозировать нагрузку и часто платило сверхурочные или оплачивало привлечение внешних ресурсов.
После того как причина была выявлена был реализован мониторинг в форме удобной для начальников смен, которым вменилось в обязанность следить за своевременным вводом информации планировщиками, включая данные о переносе сроков. Напрямую посчитать эффект таких изменений невозможно, но по оценке заказчиков анализа процесса такой контроль позволил уменьшить затраты на ТОиР на 2-3%.
Дата создания объекта или изменения статуса в современных ИС присутствует практически всегда. Не забывайте использовать эти даты в анализе.
