Источники экономического эффекта для "простых" процессов.

Рассмотрим еще один практический кейс из казначейства. Из-за NDA это обобщение из нескольких процессов.

В фокусе анализа процесс осуществления платежей от размещения заявки на оплату до получения выписки из банка с подтверждением. Стандартное направление анализа в этом случае — анализ причин возникновения ручных операций на любых шагах кроме согласований, а также оценка возможности автоматического одобрения некоторых из платежей на основе формальных правил. Ожидаемый эффект - сокращение FTE вовлеченных в выполнение ручных шагов.

Я и команда проекта захотели посмотреть шире и поискать другие эффекты. Для этого мы подтвердили в рабочей группе что казначейство отвечает за обеспечение наличия денежных средств на расчетном счету и часто привлекает краткосрочные кредиты. Планирование потребности в денежных средствах на горизонте в месяц проводится еженедельно.

Некорректное планирование потребности в денежных средствах означало потери и в те времена, когда "стоимость денег" была около 8%, и тем более сейчас - когда стоимость превышает 25%. Проанализировали ход процесса и обнаружили что:

❉ Сроки по 4% заявок в месяц переносились меньше чем за неделю до оплаты

❉ В 3% случаев банк отказывался от проведения платеж из-за ошибки в реквизитах

Обе ситуации приводили к том, что резервировались денежные средства, которые не использовались для оплаты. Были выявлены причины таких ситуаций

❉ Ошибка в реквизитах объяснялись тем, что подразделение, отвечающее за обновлений мастер данных контрагентов не всегда делало это быстро. Мы обсчитали потери за последний год и их размер позволил обосновать добавление в процесс обработки заявки на платеж проверку реквизитов внешним сервисом дважды - в момент заведения заявки и перед отправлением в банк

❉ Поздний перенос дат оказался результатом несогласованных действий подразделений. Было настроено информирование инициаторов заявок на платеж за 1 день до наступления периода заморозки и изменен маршрут согласования для позднего изменения - вовлечен руководитель подразделения, для которого введён KPI на количество поздних переносов

Эффект от внесенных изменений позволивший лучше планировать движение денежных средств кратно превысил эффект от сокращения FTE вовлеченных в ручную обработку нестандартных ситуаций.

Не для всех линейных и коротких процессов можно найти эффекты не завязанные на сокращение FTE, но это не означает что такую оценку не надо делать.

#pass_or_fail@hammered_screw