Применение process и task mining до завершения организационных изменений.

"Мы сейчас перегружены, переделываем процесс (внедряем новую ИС), нет смысла нас майнить. Возвращайтесь через полгода или год". Такую фразу я слышал много раз и много раз пытался убедить людей в обратном. Не получилось. Но я говорил с позиции консультанта, помогающего выбрать первый проект для внедрения технологии. Для первого проекта бизнес-процесс в середине кардинальных изменений или недавно созданная команда не лучший выбор.

Все меняется если инициатива исходит из внутреннего центра компетенции и это не первый проект у команды. Начнем с того, чем полезна технология в таких случаях:

❉ task mining - померить загрузку сотрудников и перераспределить. Это произойдет и "само собой", но займет больше времени

❉ task mining - оценка качества автоматизации и эргономики UI. Можно убедиться, что на практике новые функции востребованы и используются так как запланировали при проектировании. Часто можно успеть что-то скорректировать по подтвержденной фактами обратной связи

❉ process mining - пригоден для оценки качества автоматизации, но на длительных периодах времени. Можно еще анализировать как меняется объем доработок или правок документов в ходе процесса, связанный с ошибками ввода из-за незнакомого UI/UX

❉ process mining - может контролировать динамику перехода из "as-is" в "to-be". Если средняя длительность процесса больше двух недель, то агрегированные КПЭ не будут репрезентативными, а на уровне журнала событий легко выбирать случаи, начавшиеся до и после значительного изменения процесса или внедрения новой ИС

❉ process mining - может на время заменить корпоративные системы мониторинга для контроля за метриками процесса

Что нужно сделать внутренней команде перед тем, как идти к подразделению, работающему в авральном режиме

1. Убедиться, что известно из каких источников данных формировать журнал событий. Будет лучше на первую встречу прийти с уже восстановленным процессом

2. Убедиться, что ваш процессный аналитик способен выступать фасилитатором во взаимодействии с заказчиком, понимает процесс

3. Заранее подготовить план с достоверной оценкой вовлеченности сотрудников анализируемого подразделения и детальном планом работ. Где понятно на сколько часов и когда потребуется вовлечение сотрудников анализируемого подразделения

4. Подготовить к первой встрече слайды или иной, принятый в вашей организации формат отчетности, отражающий тональность, в которой будут сформулированы выводы

Я не работал "внутри" компании, масштабирующей технологию на новые подразделения. Коллеги, имеющие такой опыт напишите в комментариях ваше мнение о предложенном подходе.

#dreamteam@hammered_screw