Не получается делегировать не из-за сотрудников, сложности задач или коридора затмения. Не получается, потому что не знаем, как это делать правильно.

В итоге задачи улетают и возвращаются бумерангом: «старался», «почти сделал», «не успел». Делегирование — это передача ответственности за исход задачи, то есть за ее результат. А не за набор действий, которые были сделаны, чтобы этот результат получить.

Почему ломается делегирование — основные причины:

👉Мы путаем значения «делать» и «отвечать». Делегирование — когда человек берет на себя ответственность за то, что в нужный срок он даст нужный результат, а не просьба «попробуй сделать, а я потом с этим разберусь».

Чтобы ответственность передать — другой человек должен ее взять.

А ответственность в нашей стране — слово какое-то грустное и неприятное. Мы его избегаем. Когда я на тренингах спрашиваю, с чем ассоциируется слово «ответственность», мне говорят два слова: административная и уголовная. 👉Нет единого понимания, что такое результат. Результат — это когда задано: что именно, к какому сроку, каким образом и выполнено на 100%. Если сделано «почти» — это отсутствие результата. Нельзя почти перепрыгнуть пропасть или успеть на самолет на 97%.

👉Ответственность передали, полномочия — нет. Человек «должен», но у него нет доступа к людям, данным, бюджету, времени. Это уже не делегирование, это основа для конфликта.

👉Контроль либо микроскопический, либо отсутствует. Две крайности: микроменеджмент (убивает инициативу) и полный «сброс задачи» (узнаем о провале на финише). Нужен ритм кратких контрольных точек.

Нельзя делегировать четыре управленческие функции: планирование, организацию, руководство и контроль — это ваш круг задач. Все остальное — можно.

В каком порядке отдавать дела?

Есть 2 критерия, которые определяют порядок делегирования.

Первый критерий — частота: с какой частотой эти дела встречаются в вашем списке?

Например, какие-то дела будут встречаться в вашей деятельности всего лишь один раз в год, а какие-то — три раза в день. И, например, и те и другие являются неуправленческой деятельностью.

Второй критерий — продолжительность: сколько времени занимает каждое дело/задача.

Просейте все задачи через эти два критерия и увидите, что будут дела, которые занимают всего 5 минут вашего драгоценного времени, и те, которые занимают 3 и больше часов.

Каков же порядок делегирования?

В первую очередь отдавайте те дела, которые встречаются очень часто, например, три раза в день, и забирают больше всего вашего управленческого времени.

В последнюю очередь расставайтесь с делами, которые встречаются редко и занимают мало времени. Например, дело, которое встречается один раз в год и занимает пять минут. Ничего страшного, если оно и дальше будет в вашем списке дел, потому что оно не сильно вредит вашей управленческой деятельности.

Делегирование — это ваш важный инструмент эффективности. Это не про «скинуть рутину», а про оптимизацию времени и процессов — про то, за что собственники сейчас готовы платить большие деньги.

Если эта тема актуальна — ставьте реакции, и мы продолжим🔥 Иобязательно делитесь с коллегами, которым всегда не хватает времени на свои прямые задачи.

Автор Медникова

В этом посте были ссылки, но мы их удалили по правилам Сетки