Как мы сократили сутки согласований до пары кликов

Когда я пришла в АО «Газпром диагностика», именно так выглядел процесс работы с заявками. Каждую заявку приходилось проверять вручную: — лимит по договору, — учёт оплат и задолженностей, — корректность реквизитов, — комплектность документов.

Информацию собирали из разных систем: 1С:Документооборот, 1С:Бухгалтерия. Ни реестра договоров, ни базы Excel — каждое согласование было как маленькое расследование. В итоге один платёж мог «растянуться» на час.

📌 Главный минус — мы не занимались аналитикой, а только тушили операционку. День строился вокруг согласований.

Когда руководитель сказала: «ERP будем внедрять лет пять минимум», у меня волосы встали дыбом. Я была не готова 5 лет работать в прежнем режиме.

Маленькими шагами, через несколько итераций, я пришла к пониманию: систему можно перестроить. Я изучила все особенности наших процессов и подготовила техническое задание для разработчиков. Сейчас ждём реализации и начинаем тестировать.

Выводы, которые сделала: процесс не быстрый, но мы приблизились к нему за 1,5 года и на каждом этапе были промежуточные результаты.

Как работает новая логика? Теперь система: ✔️ ежедневно считывает условия оплат по договорам, ✔️ проверяет наличие графика платежей, ✔️ учитывает кредиторскую задолженность, ✔️ формирует пул платежей, ✔️ автоматически заполняет карточки на основании данных из базы.

Иными словами — вместо того чтобы собирать информацию вручную, сотрудники получают готовую заявку с уже проверенными лимитами и реквизитами.

Что это даёт бизнесу: — Экономия человеческого ресурса. Производственный персонал больше не тратит время на проверку документов. — Снижение ошибок ручного ввода. Автоматизация = меньше рисков. — Скорость. Время согласований сокращается в разы. — Прозрачность. Руководство видит реальную картину по обязательствам и лимитам.

Для меня это история не только про автоматизацию, но и про роль специалиста: если видишь слабое место в системе — бери ответственность и предлагай решение. Даже если ERP «по плану» внедряется пять лет, локальные улучшения можно запускать уже сегодня.

❓Сколько денег компания теряет на ручных проверках — вы когда-нибудь считали? Или предпочитаете не заглядывать туда?