Вся правда о СЭД

Практический кейс, с которым сталкиваюсь, анализируя маршруты обработки документов на основе СЭД. Не важно это отечественные решения или их импортные аналоги.

Загрузка истории работы с документами показывает высокую среднюю длительность обработки, медиана смещена в сторону максимальной длительности, есть большое число циклов и переназначений. Хочется найти причины и виноватых.

Анализ часто показывает, что есть длительный шаг, а точнее период между двумя сменами статуса так как в случае с документооборотом время окончания выполнения шага неизвестно. Часто исполнителем шага, возникшего после перерыва, оказывается технологический пользователь.

В такой ситуации полезно посмотреть на распределение длительности процессов. Ищем два пика, например 35% случаев завершается за 10-12 дней и еще 40% за 30-32 дня. Что-то случается через 30 дней, скорее всего срабатывает скрипт. Нужно просмотреть конкретные случаи. Часто это ситуация "сотрудник пытается закрыть отработанные, но забытые маршруты".

Такая ситуация может быть безобидна, так как задачи выполнены в срок, но означает потерю контроля. Легко не заметить проблему в шуме от "забытых" процессов. Решение - KPI на своевременное закрытие и первое напоминание не через 30 дней, а раньше.

#pass_or_fail@hammered_screw