Нужно ли исследовать Excel

Какой процесс не возьми, в нем всегда присутствует шаг, в котором используется Excel. Иногда в файлах оказывается 20%, иногда 90%, а иногда данные в файлах хранятся временно и потом переносятся в информационную систему. Так же дело обстоит с перепиской в почте.

От потенциального клиента я регулярно слышу вопрос - как можно ли анализировать ход процесса только на основе данных из Excel? За последний год мой ответ успел измениться с "нет" на "да" и, недавно, на "однозначно нет".

Перед тем как погрузиться детали отмечу, что речь идет об Excel как инструмента накопления цифровых следов. Excel как формат передачи данных в рамках разового анализа никаких проблем не вызовет.

До последнего года существовала техническая проблема - обработка Excel файлов была трудоемка так как мог меняться формат вводимых данных в каждой строке, изменялось число и названия столбцов от файла к файлу и так далее. Затраты на формирования журнала событий и выверку превышали экономический эффект от реализации потенциальных зон роста. Появление LLM моделей и ИИ-агентов убрало технологический барьер. Месяц работа дата инженера превратился в шаблонный промпт и несколько уточняющих корректировок. Проблем с галлюцинациями так же не было замечено в ходе экспериментов.

Барьером оказались, как всегда, люди. Использование исключительно Excel как средства накопления информации — это "красный флаг" с точки зрения перспектив изменения ситуации. Excel плохо приспособлен для работы нескольких сотрудников. В него можно внести информацию, его можно переслать коллеге, но в нем неудобно работать параллельно. Присутствие Excel в главной роли означает что компания не использует на процессный подход, вместо этого есть должностные обязанности и обмен результатами их выполнения. Даже если провести анализ, то заказчик не сможет воспользоваться его результатами - он не поймет, как перейти от должностей к ролям и процессам.

Полезен в этом случае будет task mining – анализ рабочего дня сотрудника не зависит от того, насколько принят в компании процессный подход.

#holy_wars@hammered_screw