«Снизили издержки на 3 миллиона рублей и сократили трудозатраты на 70%» — это не заголовок про продажи и тайм-менеджмент, а статистика компаний, которые внедрили КЭДО 😉

Недавно я проводил опрос и был удивлён: более 30% из вас не планируют переходить на кадровый электронный документооборот. Почему? Поделитесь в комментариях.

Для всех, кто сейчас находится в процессе выбора платформы и готовится к переходу, расскажу, как перейти на КЭДО без нарушений закона 👌🏼

Итак, Просто перейти на КЭДО по желанию работодателя невозможно. Закон требует получить от каждого сотрудника отдельное согласие на работу с электронными документами. Если человек его не даёт, компания обязана продолжать оформлять бумаги в привычном бумажном виде. И любое «электронное» действие без согласия легко оспорить. Это письменное согласие — не формальность. Оно показывает, что сотруднику понятно, какие документы станут электронными, какая подпись понадобится, через какой сервис всё будет происходить.

Чтобы перейти на КЭДО официально, обычно оформляют несколько документов. Ещё готовят: ✅Приказ о переходе на КЭДО ✅Уведомление сотрудников ✅Соглашения об использовании электронных подписей.

Как перейти на КЭДО: пошаговая инструкция 🔺****Проведите ревизию документов и процессов Поймите, с чем именно предстоит работать в электронном виде. Персонал проходит по действующим договорам, заявлениям, шаблонам и приказам. В любой компании есть формы, которые никто давно не использует, и документы, которые надо обновить. Такая ревизия экономит время на старте и избавляет от хаоса, который легко перенести в новую систему, если не разобраться заранее.

🔺Определите, какие электронные подписи понадобятся Дальше решается вопрос с подписями. Для разных документов подходят разные варианты — простая, неквалифицированная или квалифицированная. Обычно это обсуждают HR, юрист и руководитель направления: так учитывают и юридическую сторону, и реальные рабочие процессы.

🔺Подготовьте локальные НПА для запуска Чтобы сотрудники понимали, как работает электронный документооборот, заранее утверждают положение о КЭДО. В нем описывают, какие документы переходят в электронный формат, как они подписываются и кто получает доступ к системе. Чем яснее написан документ, тем меньше вопросов возникает в первые недели.

🔺****Подготовьте материалы для сотрудников Создайте простые и понятные материалы и уведомления: короткую инструкцию, ответы на частые вопросы, карточки для чатов.

🔺****Соберите согласия Чтобы начать использовать КЭДО, сотрудникам предлагают подписать документы для перехода. Тем, кто только выходит на работу, всё оформляется сразу. Тем, кто уже работает, объясняют, что именно изменится и какие документы нужно подписать для перехода на КЭДО.

🔺****Протестируйте процесс на реальных сценариях Перед стартом систему лучше проверить в действии: оформить заявление на отпуск, согласовать приказ, подписать допсоглашение. Тесты показывают, где процесс идет гладко, а где нужна доработка. После этого запуск проходит спокойнее.

🔺****Настройте систему под текущие процессы Когда подготовка завершена, в системе настраивают маршруты согласований, добавляют актуальные шаблоны документов и распределяют роли. Это основа, на которой потом строится повседневная работа.

🔺****Запустите КЭДО и начните использовать его в работе После настройки и информирования начинается рабочий этап. Чаще всего компании начинают с простых документов — заявлений, приказов, ознакомлений. Так сотрудникам проще привыкнуть к формату, а компании — убедиться, что процесс работает стабильно.

🔺****Наблюдайте за первыми неделями и корректируйте процесс В первые недели HR отслеживает вопросы, которые появляются у сотрудников, и ситуации, в которых процесс тормозит. Иногда достаточно подправить шаблон или уточнить инструкцию.

❤️ — если полезно