Globus IT — крупный российский интегратор и лидер в разработке сложных корпоративных систем, приложений, IT-продуктов полного цикла. За 12 лет успешной работы компания реализовала более 450 проектов для крупного бизнеса. Среди ключевых клиентов — Сбербанк, Яндекс, VK, Тинькофф, Лаборатория Касперского, Альфа-Банк, Газпромбанк, Банк «Открытие», Промсвязьбанк, Ростелеком и другие крупные корпорации.

Тендерный отдел компании включает в себя 6 специалистов. В среднем в день приходит примерно 40-60 тендеров, путем отсеивания остается 3-4, которые отправляются на ревью в отдел продаж. В итоге, в среднем, отдел отрабатывает около 15 тендеров в неделю. Globus IT рассматривает только тендеры от 200-300 миллионов рублей, а средний объем документации, которую специалисты готовят для одной конкурсной процедуры, если ее распечатать, займет несколько коробок из-под бумаги. Одна только справка по квалификации специалистов может содержать 200-300 страниц. Задача Перед разработчиками Globus IT стояла задача оптимизировать работу тендерного отдела посредством интеграции через API между платформой ELMA, которую тендерный отдел использовал в своей работе, и площадкой «СБИС Торги».

Основные задачи системы: Повышение прозрачности и управляемости процесса подачи заявки и участия в тендерах. Повышение качества и скорости работы отдела. Возможность сбора данных, анализ которых позволит принимать бизнес-решения. Упрощение взаимодействия со «СБИС Торги» через API. Ускорение процесса подачи заявок на тендеры и обработки результатов через улучшение и автоматизацию. Улучшение OTIF (on time in full) — показатель того, насколько тендеры обработаны вовремя и в полном объеме. Гибкость в процессах. Сокращение административных расходов. Назначение и цели создания системы: Создание выделенного блока в ELMA с информацией по закупкам, обновляющейся ежедневно в 10:00 мск, для работы с ней и документами по тендерам напрямую.  Оптимизация процесса обработки результатов посредством создания канбан-доски, на которой специалисты отдела работают с карточками тендеров, перемещая их между различными статусами. Сбор статистики и аналитика посредством возможности выгружать отчеты по работе с тендерами на доске. Возможность создавать тендеры вручную, а также просматривать документы по тендеру. Tasks Реализация Над разработкой системы работала небольшая экспертная команда из трех человек: разработчики и PM.

В ELMA был создан отдельный блок, содержащий канбан-доску с карточками тендеров. В карточку каждого тендера импортировались параметры из системы «СБИС Торги», набор импортируемых параметров настроен под потребности тендерного отдела и специфику работы Globus IT. Далее карточки обрабатываются нашими специалистами внутри доски в ELMA. В системе предусмотрена возможность сбора и выгрузки статистики работы тендерного отдела. Производится ежедневный импорт новых тендеров из «СБИС Торги» в ELMA по API. Импортируются тендеры из фильтров с названиями «Аутсорсинг» и «Разработка ПО» с дополнительным фильтром по дате публикации fromPublishDateTime = текущему дню. Качественная настройка данных фильтров производится в online.sbis.ru. Программный код Запуск импорта производится по расписанию через crontab командой php yii sbis-import/import. Параметры доступа к sbis для программного кода хранятся в файле .env на сервере. Дизайн-система представляет собой канбан-доску.

Результат За 1,5 месяца был разработан рабочий MVP, который представляет собой полноценный функциональный блок, в котором специалисты отдела могут подавать заявки и обрабатывать тендеры быстрее и эффективнее. Система не только позволяет обрабатывать тендеры, она анализирует данные, строит и выгружает отчеты, что позволяет оптимизировать процесс и исключить возможность ошибок и накладок. Большая часть тендеров загружается автоматически (за исключением находящихся в закрытых частях площадок), т. е. не надо тратить время на создание карточек, а так как в каждой закупке заполняется как минимум более десятка параметров, это позволяет сэкономить много рабочего