** Цель инструкции: Установить единый стандарт создания, оформления и поддержки документов базы знаний, чтобы они были понятными, полезными и профессиональными.

1. Основные принципы (Философия документа)

Прежде чем писать, ответь на три вопроса:

Зачем? Какую проблему решает документ? Какую задачу упрощает?

Для кого? Кто будет его читать? (Новичок/опытный сотрудник/руководитель).

Что? Какой конкретный результат должен получить читатель после прочтения? (Сделать что-то, понять что-то, решить проблему).

Ответы на эти вопросы помогут составить план регламента и определить его цель

Правило 1: Регламент - это инструмент, а не отчёт или рассказ. Его ценность в экономии времени и снижении количества ошибок.

2. Структура документа

Каждый регламент должен следовать чёткой логике. Используй этот шаблон.

2.1. Шапка

Название: Чёткое и содержательное.

Лучше «Регламент проведения ОРМ», чем «Обучение на рабочем месте».

Версия и дата:

Например: Версия 1.2 от 25.10.2025

Владелец: ФИО или роль ответственного за актуальность. (на некоторых платформах, например LMS дата редакции и владелец выставляются автоматически)

Краткое описание (аннотация): 1-2 строки о том, что это за документ и для чего он нужен.

Пример: «Определяет порядок проведения синхронного обучения, при котором менеджер совершает звонки в присутствии ментора. Описывает критерии применения, подготовку, процесс и пост-обработку».

2.2. Тело документа (логическая последовательность)

Назначение и область применения: Подробнее раскрой «зачем» и «для кого». Опиши границы использования.

Термины и определения (Глоссарий): Дай расшифровку всех внутренних аббревиатур и терминов или дай ссылку на общий глоссарий, если такой есть. Это критически важно для новичков.

Процесс / Инструкция (ядро документа): Излагай информацию блоками, от общего к частному. Для процессов используй хронологию. Для сложных шагов - таблицы или другое подходящие визуальное оформление.

Ответственность и контроль: Кто что делает? Кто проверяет результат? (Можно использовать матрицу RACI для сложных процессов).

Связанные документы и ресурсы: Ссылки на шаблоны, формы, смежные регламенты, папки в Яндекс.Диске.

Приложения (если нужно): Скриншоты, шаблоны сообщений, примеры заполнения форм.

Правило 2: Структура должна позволять найти ответ за 30 секунд. Используй оглавление в больших документах.

3. Правила написания и оформления (Читаемость)

3.1. Язык и стиль

Безличная или повелительная форма:

«Необходимо создать мероприятие», «Создайте мероприятие». Избегай «мы», «ментор должен».

Простота: Предложения до 15-20 слов. Разбивай длинные конструкции. Заменяй канцеляризмы на простые слова

«осуществить» → «сделать», «в целях» → «для»

Конкретность:

«заполните необходимые поля» → «заполните поля: "Название", "Дата", "Ведущий"».

Активный залог:

«Ментор проверяет задание» (активно), а не «Задание проверяется ментором» (пассивно).

3.2. Визуальное оформление

Иерархия заголовков. Используй стили: H1 - заголовок , H2 - крупный раздел, H3 - подраздел

Списки: Используй для последовательности шагов - нумерованные списки. Для перечня условий, ресурсов, вариантов — маркированные.

Таблицы: Используй для сравнения, описания этапов с таймингом, классификации. Таблицы идеальны для структурирования сложной информации.

Выделение: Жирным выделяй ключевые термины, названия кнопок, систем. Курсивом — примечания, предупреждения.

Скриншоты: Делай их актуальными. Обязательно добавляй поясняющие рамки, стрелки или цифры на скриншоте.

Правило 3: Текст должен «дышать». Отступы между параграфами, списки и таблицы повышают читаемость.**