Наверняка, этим вопросом задаются многие: те кто еще планирует вводить регламенты, те кто хочет изменить текущие регламенты.

Поделюсь своим взглядом на этот счет и расскажу, по какому принципу работает наша Компания.

📍Для чего вообще нужен регламент?

Мы проходили стадию - “чтобы был” Мы проходили стадию - “нужно описать абсолютно все!”

Какие побочные эффекты у двух вышеописанных стадий - их никто не читает, а уж тем более не руководствуется ими. Кстати я согласен с сотрудниками, когда они написаны из двух мотивов выше.

В моем понимании регламент - документ определяющий границы ответственности и деятельности конкретной должности.

❗️Регламент дает содержательные ответы на два главных вопроса для сотрудника: “Что?” и “Как?”.

Описывает, что требуется от сотрудника, далее описывает как это делается.

📍Какие правила написания регламентов в нашей Компании?

В прошлом году у нас появился отдел обучения, который занимается:

▫️Написанием регламентов ▫️Корректировкой регламентов ▫️Аттестацией ▫️Проведением тестирований и пр

Когда мы только ввели этот отдел, я четко определил два фильтра, через которые пишутся все регламенты в нашей организации:

1. Здравый смысл

Нафиг формальности!

Полное отсутствие воды и “бульона” в виде затяжных определений и долгих вступлений, разбавленных большим количеством местоимений. Четкое руководство к действию, содержащее актуальную информацию.

2. Юзабельность

Сотрудник должен находить ответ на свой вопрос - максимум за минуту. Заголовки Н1, Н2, Н3 - должны быть четко структурированы, последовательность разделов логичная и понятная. Релевантность искомой информации, должна отражать содержание раздела. Потому что мы пользуемся онлайн версией регламентов и их не распечатываем. Сотрудники ищут нужную информация двумя путями:

- CTRL+F - Подзаголовок

📍Как вносятся поправки в регламенты?

Появился прецедент, в регламенте ответа на него нет. Сформулировали задачу для написания в отдел обучения, они описали его в регламенте за установленный период времени, отправили руководителю на согласование.

Руководитель согласовал, отдел обучения вносит изменения в регламент и публикует информацию в рабочем тг чате отдела в котором были внесены изменение в специальной теме “Регламенты” в следующем формате:

“Внесены изменения в п. такой-то регламента такого-то”

Сотрудники зашли, проверили, приняли, или предоставили обратную связь об недостатке, или ошибке.

Предельно быстро для всех участников процесса, с полным отсутствием ненужной бюрократии, сохраняя цифровой след.

✅Подведу итоги

❗️Общаясь со знакомыми, я понимаю, что большинство до сих пор не понимают предназначения регламентов - они должны помогать управлять, а не быть написанными.

Многие руководители перенимают мое любимое правило: “Не нужно ко мне заходить с вопросом, ответ на который есть в регламенте”

Если не создавать этого правила, руководитель сразу совершает две роковые ошибки:

-Позволяет сотрудникам не работать с регламентами, потому что сам служит информ-бюро для них.

-Тратит время на консультации, в это время не производит результат.

Мы обсуждаем только противоречия в регламенте (такое бывает), или прецедент, который в нем не описан.

Поделитесь своими интересными инструментами по написанию, содержанию, мотивации к изучению регламентов?

#АхриевРуслан #Управление #Бизнеспроцессы #Регламенты #Бизнес