Наверняка те, кто писал регламенты, задавался этим вопросом. Поделюсь нашим отношением к регламентам и полноте их написания.

Недавно я писал пост: “Как мы пишем регламенты в нашей Компании?” https://tenchat.ru/media/2986786-kak-my-pishem-reglamenty-v-nashey-kompanii

В котором рассказал про главные смыслы и принципы, которые мы используем при написании регламента.

📍Для чего вообще нужны регламенты в компании?

Мое определение такое - позволяет должностному лицу понять начало и конец своих должностных полномочий, четкие последовательные инструкции с действиями, относительно высокочастотных ситуаций.

Иными словами, сотрудник должен четко понимать следующее:

📍Какие вопросы я могу решать самостоятельно и автономно, а какие я должен согласовывать со своим руководителем?

Регламент должен мне помогать выполнять все высокочастотные, операционные функции (работа в программах, заполнение отчетов, производство результата, стандарты общения и пр.)

📍Насколько полный в содержании должен быть регламент?

Существует две крайности:

▫️Его отсутствие ▫️Избыточная бюрократия

Я неоднократно повторял свой главный принцип управления: здравый смысл.

Этот принцип хорошо помогает искать баланс, в том числе и в выборе из двух вышеописанных сценариев.

Следуя этому принципу, мы остановились на том, чтобы в регламент вносить информацию исходя из двух сценариев:

▪️Высокочастотные действия ▪️Прецеденты имеющие вероятность быть регулярными

Относительно высокочастотных действий я написал выше (операционные функции), думаю всем понятно, что я имею ввиду.

А по прецедентам выглядит это так: Произошла ситуация, которая не регламентирована в компании, сотрудник либо совершил действие не по регламенту (взяв на себя ответственность), либо согласовал этот вопрос с руководителем.

Далее руководителем происходит оценка этой ситуации, делая вывод, он может инициировать изменение в регламенте, создав последовательный алгоритм действий, дабы в будущем к этой ситуации больше не возвращаться.

Допустим из последнего изменения - у нас было “узкое место” в процессе, когда руководитель согласовывал отпуск своему подчиненному отмечая его в специальном табеле, взаимодействуя с делопроизводителем.

Бывало такое, что нужно поставить задачу на этого узко-профильного специалиста и в неожиданный момент оказывается, что он в отпуске, который согласовал ему руководитель.

Пример прецедентов, которые положили одно из последних изменений в одном из наших регламентов.

Добавили интегрированный календарь отпусков в нашу CRM-систему, в котором происходят согласования в режиме онлайн и наглядный календарь с возможностями различных фильтров (отпуска расставлены до конца года большинством сотрудников, командировки отмечаются там же, все согласования имеют цифровой след).

На мой взгляд, регламент должен закрывать 80-90% должностных вопросов сотрудника.

Почему не 100%?

Описывать каждую низкочастотную ситуацию, которая вероятнее всего не повторится - это утопия и нерациональная трата времени.

Поделитесь своим мнением относительно полноты написания регламентов?

#АхриевРуслан #Предприниматель #Бизнес #Управление #Регламенты