«Генеральная уборка» в кадрах: с чего начать новый год

В начале года мы часто наводим порядок в голове, планах и рабочих процессах. Но есть один документ, про который многие кадровые специалисты и HR вспоминают только при проверках — и зря.

Речь о штатном расписании.

Это базовый документ, который напрямую влияет на риски компании и на вашу уверенность в работе.

Разбираем по шагам, на что стоит обратить внимание в начале года.

❓ Зачем вообще «убираться» в штатном расписании

Штатное расписание — обязательный документ работодателя.

Его могут запросить: - трудовая инспекция, - ФНС, - Социальный фонд.

Если в документе накопились неактуальные данные (старые вакансии, лишние ставки, ошибки в названиях должностей), у компании автоматически появляются лишние обязанности и риски.

🔍 Шаг 1. Уберите «мёртвые» вакансии

Самая частая ошибка — держать в штатке ставки, по которым никого не ищут и не планируют нанимать.

Чем это опасно: 1️⃣ Нужно ежемесячно отчитываться по таким вакансиям в службу занятости. Даже если компания «ничего не делала».

2️⃣ Служба занятости может направлять кандидатов, и компании придётся официально и обоснованно отказывать.

Если ставки не нужны — лучше честно убрать их из документа.

🔍 Шаг 2. Проверьте названия должностей

В большинстве случаев работодатель вправе сам называть должности. Но есть важное исключение.

Если должность: - даёт право на льготы, - влияет на пенсию, - связана с особыми условиями труда, её название должно строго соответствовать: квалификационным справочникам, профстандартам и классификатору профессий (ОКПДТР).

🔍 Шаг 3. Сверьте оклады с МРОТ

С 1 января 2026 года действует новый федеральный МРОТ.

Важно проверить: - если зарплата состоит только из оклада — он не может быть ниже МРОТ; - если есть премии — в сумме с окладом зарплата должна «дотягивать» до МРОТ при полной отработке нормы.

Это частая зона ошибок, особенно в небольших компаниях.

📝 Как правильно внести изменения

Если изменений немного (например, изменился оклад по одной должности) — можно оформить приказ о внесении изменений.

Если правок много или меняется структура — логичнее утвердить новую редакцию штатного расписания.

‼️Отсутствие штатного расписания или ошибки в нём — это нарушение трудового законодательства.

Штрафы: - для ИП — до 5 000 ₽, - для организаций — до 50 000 ₽.

Но главный риск — не штраф, а потеря контроля и уверенности в кадровых вопросах.

💬 Именно с таких базовых документов начинается спокойная и грамотная HR-работа. В своём курсе по кадровому делопроизводству я как раз учу понимать логику КДП, чтобы даже при совмещении ролей вы чувствовали опору, а не тревогу.

Курс КДП 👉https://popova-inna.tilda.ws/kdpkurs