Рассказываю про наш кейс для ресторанного холдинга, где мы реализовали умного HR-бота, на базе ИИ, который 24/7 помогает сотрудникам в работе

Раньше, частым решением, которое компании делают для распространения регламентов, знаний о продукте, знаний о компании был какой то FAQ или Wiki, иногда я встречал чат-боты, в которых тоже содержится краткая информация с данными, которые должны быть под рукой. Это неплохо, но на практике сотрудники всё равно ищут документы в чатах, пишут менеджерам и тратят время на простые вопросы.

К нам вышел заказчик — сеть ресторанов, который понимает эту проблему и мы реализовали для него карманного HR-ассистента, который понимает свободный текст, работает поверх умной базы знаний, учитывает роль сотрудника и выдаёт точные ответы со ссылками на актуальные документы.

Это цифровой помощник, который отвечает ровно, соблюдает конфиденциальность и работает 24/7, снимая нагрузку с HR и руководителей.

Зачем бизнесу HR-бот: снижение потерь времени и нагрузки на HR

Любая компания строится на знаниях: регламентах, описаниях, политиках, инструкциях, стандартах. Проблема в том, что эти знания разбросаны по Notion, Google Docs, чатам, таблицам и устным договорённостям.

Чтобы сотруднику найти простой ответ, ему нужно:

• вспомнить, где хранится регламент • найти актуальную версию • проверить, не изменилось ли что-то • спросить у коллеги • потратить 10–20 минут рабочего времени и еще • • выполнить кучу действий, прежде, чем получить результат.

В итоге сотрудники получают информацию с задержками, HR тратит часы на повторяющиеся вопросы, а бизнес теряет энергию и скорость.

Мы хотели решить это радикально — дать каждому сотруднику своего персонального ассистента в кармане. Он отвечает 24/7, знает личность и должность человека и быстро предоставляет всегда актуальную информацию.

И самое главное — бот понимает смысл вопроса, а не ключевые слова. Он знает, кто спрашивает, и показывает только ту информацию, которую разрешено видеть: стандарты, описания ресторанов, контактные данные коллег, корпоративные политики, справки и документы.

Корпоративная база знаний как «мозг» HR-бота

См.картинку 2

Чтобы бот мог отвечать точнее сотрудника, ему нужен настоящий "мозг". Мы построили его на базе RAG и PostgreSQL — это технология, что лежит в основе нашей системы корпоративной памяти.

Все данные обновляются менеджерами через Notion и сотрудники всегда видят актуальные версии. Бот даже указывает дату последнего обновления и показывает ссылку на первоисточник. Кроме того, он может приводить точные цитаты, ссылки и даты последних изменений, чтобы сотрудник сразу видел, откуда взялся ответ.

Причём важный момент: каждая роль имеет свою собственную коллекцию данных. Официант не увидит того, что доступно управляющему. HR не увидит данные управляющего о гостях. Управляющий не увидит конфиденциальные документы других ролей.

Это архитектура банковского уровня: полная изоляция данных, защита от утечек, контроль доступа через админку.

Также в админке можно:

- назначать роли; - выдавать доступы; - смотреть историю запросов сотрудников (обезличено); - отслеживать аналитику, какие темы сотрудников интересуют чаще всего.

С точки зрения компании это превращается в единый фундамент, поверх которого можно строить любые будущие функции для сотрудников — HR, обучающие, сервисные, операционные.

Как HR-бот помогает сотрудникам решать рабочие вопросы

Мы сделали так, чтобы бот в первую очередь закрывал реальные задачи, которые сотрудники решают каждый день. Сотрудник может получить:

- описание любого ресторана и его концепцию; - стандарты сервиса; - корпоративные правила; - инструкции по процессам;, - нужные контакты коллег; - описания блюд; - помощь в оформлении отпуска, больничных, справок; - доступ к обучающим материалам; - сопровождение онбординга.

Бот ставит пометку Конфиденциально, если в Notion есть соответствующая пометка.

Фактически это новый способ для команды общаться с компанией: быстро, точно, без потери времени.

См.картинку 3

Продолжение в комментариях к посту