Проекты в Agile. Как сделать удобный проектный план

👆 Дано: Ты - руководитель проекта, в крупной компании, которая живет по Agile. Проект представляет собой сквозную доработку нескольких (n > 3) продуктов, +/- создание нового продукта, +/- создание нового клиентского опыта.

👉 Задача: Cделать план проекта, чтобы всем было удобно им пользоваться.

🆒 Хорошая новость: В таком проекте не нужно управлять каждой атомарной задачей и согласовывать ее с каждым из исполнителей - т.к. исполнители входят в продуктовую команду и управляются в Agile-церемониях, например по планированию спринта или на дейли. Получается, что достаточно синхронизировать владельцев продуктов (ВП) между собой и с важными внешними вехами и ограничениями. При этом, каждому из ВП делегируется управление задачами и ресурсами команды, их балансировка, приоритезация и детальное планирование в целом.

📊 Что тогда остается за планом? ++ 1️⃣ ++ Как и раньше, план должен помочь определить конечный срок проекта, ключевые вехи и правильно учесть все зависимости между работами.

2️⃣ Намного сильнее чем раньше стала презентационная роль плана. То есть, он должен быть визуальным, понятным, и позволяющим и каждому из ВП, и высоким руководителям быстро получить ответ на базовые вопросы:

• когда внедряемся, в плане или нет, есть ли риски, нужна ли помощь, кто участвует и т.д....

Очевидно, что п.п. 1 и 2 требуют разной детальности ведения плана. Одно дело предусмотреть все работы и их зависимости (+ риски), а другое дело - показать это понятно на нужном уровне принятия решений.

=== ❗️Ок. Значит, делаем план из нескольких слоев ➡️ 👁 Верхний слой - презентационный. 🎯Назначение - быстро дать руководству и ключевым участникам общую картину и почву для принятия решения. 🎯Нюансы: информация помещается не более чем на один слайд/экран - и легко всеми читается. То есть на экране примерно 6-8 строк + фокус на что-то важное 🎯Реализация - Powerpoint или аналоги. Если есть возможность - с привлечением дизайнера, которому передаешь нужные вехи. 🎯Пример слайда - рис. 1.

✍️ Средний слой - для оперативного управления и рабочих коммуникаций 🎯Назначение - оперативная коммуникация между менеджерами среднего звена. 🎯Нюансы: Это он рассылается по рабочей группе, по нему проводятся оперативные совещания, на которых по нему же задаются детальные статусные вопросы. Из этого слоя понятно, сколько всего вовлечено команд и над какими задачами работают прямо сейчас. 🎯Критерии успешности - полнота и визуальная понятность. Полнота = все команды, все задачи, все внешние вехи, под которые надо подстроиться. Визуальная понятность = на оперативках план не является головоломкой для постоянных участников и не требует усилий по расшифровке. 🎯Реализация - любая удобная web-платформа для командной работы, поддерживающая таблицы и визуал, например, Confluence. 🎯Пример - рис. 2

🗓Нижний слой - слой детальных работ. 🎯 Назначение - расчет плановых сроков проекта в целом через длительности работ и их взаимосвязи. 🎯Нюансы: В проекте могут быть централизованные или административные работы, которых нет в планах у команд, но от которых напрямую зависит проект и с которыми надо синхронизироваться. И есть сложные цепочки зависимостей. Например: проведение открытого тендера по выбору подрядчика или, скажем, организация нового офиса и создание рабочих мест 🎯Реализация - MS Project или аналоги. 🎯Требований к визуализации - нет, более того, я бы не рекомендовал этот план вообще кому-то показывать. Это - твой внутренний инструмент для расчетов, а отображение - это средний и верхний уровень.

Есть еще варианты? Велкам в комменты