Как сократить количество чатов без потери контроля

Как руководитель, я постоянно получаю целый ворох уведомлений: личные сообщения, упоминания, треды в каналах, которые нужно мониторить, Telegram, почта... Наверняка что-то ещё забыл.

Когда-то мне казалось, что я никак не могу влиять на этот поток: он просто валился на меня, а я пытался в нём барахтаться. Но со временем я понял, что это не так: здесь есть и моя зона ответственности. Я начал экспериментировать и нашёл несколько простых, но потрясающе эффективных техник для снижения количества входящих.

⭐️ Сообщения — это следствие, а не причина

Почему вообще возникает сообщение? Человек хочет либо получить информацию, либо поделиться ею. Следовательно, информационные потоки можно проработать заранее так, чтобы они вызывали меньше вопросов.

Например, если в команде часто спрашивают: «Дайте ссылку на Grafana», — имеет смысл закрепить её в общем чате. А если вопросы вызывает какой-то процесс (например, релиз на прод), можно написать простой ранбук с последовательностью действий. Такие решения просты в реализации, но они отлично отсекают лишние вопросы.

⭐️ Писать понятно

Частая причина долгих переписок — плохо структурированный запрос. Все мы знаем эту ловушку: «Помоги, пожалуйста, тут буквально на 10 минуточек». Точно так же и в тексте: чем хуже сформулирован запрос, тем дольше продлится выяснение деталей. Добавьте к этому асинхронность мессенджеров — и получите переписку на несколько дней.

Мессенджеры подталкивают к тому, чтобы писать и отправлять быстро. Но гораздо эффективнее тщательно продумывать каждое сообщение. Иначе в ответ полетят уточняющие вопросы, на которые захочется так же быстро ответить, порождая новую лавину уточнений.

⭐️ Не писать там, где это не нужно

Одна из самых полезных фишек современных мессенджеров — реакции. Если сообщение требует не ответа, а лишь подтверждения получения, просто поставьте эмодзи. Это убивает сразу двух зайцев: снижает количество сообщений и уведомляет собеседника, что вы в курсе дела. Принцип прост: чем больше я отправляю, тем больше получаю в ответ. Даже такие мелочи заметно снижают информационный шум.

⭐️ Не отвечать сразу

Ещё одна прекрасная возможность — отложенная отправка. Бывает, что хочется ответить прямо сейчас, но вопрос несрочный и может спровоцировать новую волну обсуждения. В такой ситуации можно написать ответ сразу, но запланировать отправку на удобное время.

Особенно это полезно при работе с сотрудниками в других часовых поясах. Если у человека рабочий день окончен, я настраиваю отправку на его утро, чтобы не отвлекать в личное время (иногда забываю, каюсь, но я работаю над собой).

Описанные приёмы я применяю постоянно. Да, они вряд ли создадут абсолютную тишину в эфире — я слабо верю, что в моей работе это возможно. Но мне это и не нужно. Вполне достаточно чувства, что я «мету свою сторону улицы» и подаю команде хороший пример.

// Делитесь своими лайфхаками по снижению количества сообщений в комментариях!