Если вы уже поняли, куда уходят ваши «тайные минутки», то вот вам идеи, что можно попробовать.

⏱Встречайтесь на 10-15 мин раньше

Людям недостает простого человеческого общения, особенно на удаленке. Вот они изо всех сил и не могут наобщаться на официальных встречах. Дайте возможность говорливым коллегам получить внимание, рассказать анекдот, обсудить все новости до встречи.

💬Настройте асинхронную коммуникацию вне встреч

Если вы работаете с постоянной командой, попробуйте часть коммуникаций и вопросов перенести в чат (если его еще нет). Многие команды разделяют чаты для рабочих вопросов и для шутеек. Это также помогает «наговориться» до встречи.

Также в чатах можно заранее анонсировать повестку, например для грумингов, встреч гильдии, мозговых штурмов. Это помогает людям соориентироваться и задать вопросы заранее.

🎯Сфокусируйте группу на цели в начале встречи

Запишите цель встречи на видном месте, а лучше везде где только можно (во встрече в календаре, на флипчарте, в миро, в чате зума). Проговорите ее в самом начале. Это можно сделать самому или попросить участников ответить на вопрос:

— Зачем вы собрались здесь сегодня в таком составе?

↩️Возвращайте группу к цели во время встречи

Если во время встречи вам покажется, что участники отошли от основного обсуждения, мягко поинтересуйтесь или верните их к цели встречи. Например:

— Как решение по вопросу X связано с <цель встречи>? — Я заметила, что вы 5 минут спорите по теме X, важно ли это для <цель встречи> и стоит ли на это еще потратить время или нет? — Хотите ли вы включить тему Х в повестку сегодняшней встречи или это тема отдельного разговора?

🅿️Используйте парковку для сторонних тем

Предложите участникам самостоятельно парковать сторонние вопросы на парковке (это может быть чат или фрейм в миро). Если поднимается сторонняя тема, вежливо напомните, о том, что ее нужно записать на парковку. Не забудьте вернуться к ней в конце встречи и заложить тайминг на разбор этих вопросов.

📝Установите постоянные правила встречи

Не забывайте, что фасилитатор это не единственный человек, отвечающий за тайминг встречи. Обсудите вместе с группой, какие правила помогут вам укладываться в тайминг.

Возможно стоит ввести запрет на анекдоты от говорливых коллег?! Или давать на высказывание ограниченное (но достаточное) количество времени? Правило поднятой руки? Или включить правило выражать согласие/несогласие быстрой реакцией в зуме?

Пусть сами участники предложат то, что поможет им и чему они согласны следовать.

🗣Легализуйтесь в роли фасилитатора

Все участники наших тренингов знают наизусть: чтобы вы как фасилитатор могли рулить процессом встречи, убедитесь, что группа понимает вашу роль и дает вам это право, а не спорит и саботирует ваши действия. На преодоление сопротивления группы может уходить приличное количество времени от общего тайминга, по-этому легализация так важна!

👫Больше практикуйтесь и коллаборируйте

Попробуйте провести встречу с напарником, это всегда интересный опыт. Можно подсмотреть хитрые фишки и то, как другой фасилитатор управляется с таймингом.

Если такой возможности нет, то попробуйте хотя бы обсудить план предстоящей встречи с другим фасилитатором. Свежий взгляд поможет обнаружить, что вы упустили в тайминге.

💎Посчитайте тайминги

Распишите тайминг встречи, включая все тайные минутки, и попробуйте взглянуть на него еще раз, глазами фасилитатора-пессимиста. Добавьте доп.время, ориентируйтесь на этот тайминг и сообщите его участникам.

Лучше закончить встречу раньше, чем впопыхах принимать решения за 5 минут до окончания.

🔫Ну и наконец, не беритесь за встречи с заведомо провальным таймингом

Кто если не фасилитатор может оценить реалистичность планов и заранее соориентировать заказчика встречи, о том, что он невыполним?

❓Давайте накидаем идей в комментарии, что еще может помочь.

И хороших выходных всем нестыдным фасилитаторам! Оксана💜