Как упорядочить встречи в команде?
Знакомы ли вам ситуации, когда:
🔺участники явно демонстрируют, что не понимают цели встречи и путаются в повестке 🔺на встречу забывают позвать важного участника 🔺неясны итоги встречи, разговаривали долго, а результата как будто нет 🔺есть жалобы на неэффективность встреч
Это признаки того, что участники по-разному понимают cуть конкретной встречи. Вы можете предложить синхронизировать это понимание, используя один очень простой канвас (см.картинку). Он состоит из следующих разделов:
Название встречи — Как мы называем эту встречу? Цель — Для чего мы проводим эту встречу? Участники — Кто обязательный участник, без кого нет смысла проводить встречу? — Кого можно позвать, но не обязательно? Вход — Что нужно принести на встречу? — Что нужно подготовить к этой встрече? Выход — Что мы унесем с этой встречи? — Что должно получиться на выходе встречи? Параметры встречи — Сколько длится встреча? — Как часто проходит? — Где проходит? Агенда — Как проходит встреча? — Что должно случиться на встрече, чтобы мы достигли ее цели?
Вы можете включить в этот канвас другие дополнительные вопросы, которые будут ценны для вашей ситуации.
Как заполнять канвас? 1️⃣Определите список встреч, по которым вы хотите синхронизироваться.
2️⃣ Дайте участникам 5 минут, чтобы заполнить канвас по встрече индивидуально.
3️⃣Последовательно обсудите каждый раздел. Если есть противоположные идеи, выслушайте их и попробуйте привести группу к единому понимаю по каждому пункту. Это самый важный этап, и вам потребуется все ваше фасилитаторское мастерство. Обязательно зафиксируйте итоговую договоренность и проверьте, что все согласны c ней.
4️⃣Заполните канвасы по всем встречам.
5️⃣Обсудите как и когда вы будете возвращаться к этим договоренностям.
Мы вешали итоги прямо на стену в комнате команды. Также можно разместить их в Miro, на доске конкретной встречи, чтобы было удобно возвращаться к ним прямо на встрече.
Как еще использовать? Можете проанализировать эти канвасы на предмет избытка или нехватки конркетных встреч.
Например, если вы замечаете явное дублирование в целях и агенде. Например, вы заметили похожую формулировку «Синхронизироваться по статусу работ». Спросите, в чем отличие этих встреч, не дублируют ли они друг друга? И что произойдет, если отменить одну из них?
Или, наоборот, вы явно видите, что команда упускает какой-то важный аспект, и он нигде не прозвучал. Например, обсуждать архитектуру и выбирать технические решения. Уточните, на какой из встреч и как команда будет это делать.
❓А какие дополнительные вопросы вы бы включили в этот канвас?
Оксана💜
