Недавно меня спросили: Саша, директор сказал, что хочет прийти к нам на ретро «посмотреть». Что делать?!

Это не первый такой вопрос, и я решила накидать идей на этот счет:

1️⃣ Прояснить потребность человека до встречи💭

От этого сильно зависит дальнейший ход вещей. Он хочет прийти посмотреть, чтобы что? ⁃ Оценить вашу работу как фасилитатора? ⁃ Оценить взаимодействие команды на встрече? ⁃ Просто любопытно посмотреть, что такое ретро? ⁃ Хочет выдать обратную связь команде? ⁃ …

👌В зависимости от потребности, вы, как фасилитатор, сможете адаптировать план встречи.

2️⃣ Договориться о роли человека на встрече

«Кто платит, тот и заказывает музыку» - то есть, формально, мы не можем запретить начальнику прийти. Но мы точно можем договориться о его роли на этой встрече.

Какие роли я имею в виду:

👀Наблюдатель** - просто наблюдает и не вмешивается в ход встречи

👯Равный участник - участвует во встрече наравне с командой, высказывает мнения и задает вопросы, но и члены команды могут свободно высказывать любые мнения и идеи без страха быть раскритикованными или уволенными

😎Ведущий - начальник занимает роль ведущего и проводит встречу в соответствии с собственной агендой

🧐Эксперт - если наш начальник, скажем, технический директор с обширным опытом, он может хотеть быть на встрече как эксперт, советник для команды

Определенность роли гостя на встрече создает более безопасный и понятный контекст для команды и помогает встрече пройти продуктивно.

3️⃣ Договориться, что это встреча команды, и команда вправе принимать любые решения, даже если они не нравятся наблюдателю Я не единожды такое видела: начальник приходит на встречу «просто посмотреть», а в середине не выдерживает и начинает пылко говорить, что «все не правы, так не делается, это не профессионально, нужно делать по-дроугому, итп»🤬 Важно мягко, но настойчиво донести до начальника до встречи, что это встреча команды, решения команды и исполнять эти решения команде. А значит, будет некорректно, если решения будут приняты наблюдателем❌

4️⃣ Предупредить, что встреча будет немного искусственной

Насколько расслабленной получится встреча, когда за ней наблюдает человек выше по иерархии с полномочиями уволить всех нафиг? Не очень🎭

Предупредите начальника, что то, что он увидит, будет не очень репрезентативно, потому что люди, включая фасилитатора, будут стараться вести себя максимально профессионально и высказываться особенно осторожно. Это не плохо и не хорошо - просто данность💁‍♀️

5️⃣ Выбрать более консервативный формат встречи Представим, что директор никогда раньше не был на встречах с фасилитатором. И тут он приходит, и вы говорите команде «А теперь давайте представим, что наша команда на ковре-самолете перенеслась в светлое будущее, где мы больше не фейлим спринты. Как нам это удалось?»🧙

😳Начальник в шоке. «Что это за бред? Я вам за что деньги плачу? Какой ковер-самолет?!»

Выбирайте более консервативные форматы встреч - они тоже хорошо работают и не напугают неподготовленного человека.

6️⃣ Попросите начальника выбрать другую встречу вместо ретро

Я, как agile-коуч, всё ещё верю в сакральный смысл ретро, на котором должна быть доверительная атмосфера для обсуждения чувствительных вещей💔 Поэтому ретро это самая нежелательная встреча для приглашения гостей. Просто попросите гостя выбрать любую другую из встреч команды.

Если начальник уперся и хочет именно ретро, предложите провести ретро в его «команде начальников» - это будет полезно для них, позволит познакомиться с форматом ретро и не навредит безопасности команды. #уменясработало

❓Часто ли на ваши встречи просятся наблюдатели? Что вы обычно делаете в таких случаях?

Саша 💛