Вы когда нибудь задумывались сколько стоит каждое совещание, в котором вы участвуете?

Не открою истины, если скажу, что рабочие совещания могут быть как эффективным инструментом обмена информацией и поиска решений, так и бездонной ямой, куда улетают время, деньги и нервы. Причин тому много, оба варианта - хороший и плохой - встречал много раз, а правила организации эффективных совещаний стары как мир. Но эта история не столько про эффективность, сколько про осознанность.

Момент, который кое что изменил в нашей компании, помню очень хорошо. В очередной раз планируя какую-то встречу с коллегами-руководителями с трудом смог найти слот, свободный у всех одновременно. Именно в этот момент в голове щелкул вопрос: "А во сколько нам обходятся все эти бесконечные совещания?". Вопрос родился не на пустом месте - в тот период было отчётливое ощущение, что управление в компании начало буксовать. Формально все работало, но темп начал теряться. При этом ясно понимал, что, как говорится, одним только добрым управленческим словом тут не обойтись, нужен был ещё и пистолет 😉

За пару вечеров накидал ТЗ для наших разработчиков, и уже через неделю они выкатили нужный мне инструмент. Так у нас появился калькулятор стоимости совещаний!

Решение было до банального простое: - при создании в Outlook приглашения на совещание, автоматически рассчитывалась его стоимость с учётом зарплат участников, накладных расходов и длительности встречи - вдогонку приглашению всем участникам внутри компании летело сообщение с одной цифрой: во сколько компании обойдётся предстоящее совещание

Всё.

Естественно, там был ряд технических нюансов и ограничений, дабы не позволить особо любопытным использовать этот add-in, чтобы узнать зарплаты коллег 😃

Раскатали систему до уровня CEO-2. Как водится, собрал руководителей, рассказал об изменениях и объяснил зачем оно надо: не закрутить гайки и запретить собираться больше трёх, но наглядно показать сколько стоят решения, которые мы принимаем на встречах внутри компании.

Что случилось после?

🔆 Вначале было удивление, вполне понятное недоверие к цифрам, а местами шок, особенно когда по той же методике прикинули расходы за месяц и по году. Цифры вышли весьма внушительные.

🔆 Наглядная демонстрации "цены вопроса" заставила многих (но отнюдь не всех!) задуматься об эффективности своих совещаний (по крайней мере так заявляли те, чьему слову тогда доверял) . Здесь помогло и мини-обучение про приёмы проведения эффективных рабочих встреч, которое повторно провели для всех причастных.

🔆 Довольно быстро стало очевидно, что нужна ревизия всех регулярных (особенно тех, что сложились "исторически") совещаний. Без фанатизма, но серьёзно сократили набор ритуальных встреч, убрали необязательных участников.

🔆 Пересмотрели формат двух больших внутренних еженедельных совещаний с адовым количеством участников, где большую часть времени люди пассивно слушали и не принимали активного участия. Не скажу, что новый вариант работал идеально, но однозначно стало лучше.

По итогам, за месяц небольшими усилиями добились сокращения расходов на внутренние совещания почти на 15% в месяц. Но главный эффект измерялся не в деньгах, а в повышении их эффективности. Оценивали это по весьма хитрой (хотя, признаться, и не безупречной) методике. Плюс обратная связь от участников подтвердила, что осознание "цены вопроса" в виде конкретных цифр для многих стало поводом перестроить свою работу.

Система просуществовала три месяца, прижилась, но все же решил отключить её. Этого времени оказалось достаточно, чтобы добиться нужных результатов. После этого ещё несколько раз запускали такой мониторинг, чтобы оценить ситуацию, но это уже другая история.

К чему все это? Любая компания со временем накапливает в себе неэффективные процессы и ритуалы ("мы всегда так делали"), сжигающие массу ценных ресурсов. Регулярная "диспансеризация" деятельности, даже в мелочах - крайне полезная задача. Не всегда интересная, местами скучная, но важная для здоровья всего организма.

В общем, проходите регулярно диспансеризацию, товарищи! 😃