Этот вопрос я слышу постоянно на тренингах и в менторинге начинающих фасилитаторов.

Я выработала последовательность вопросов, которая помогает мне чаще всего. Они по очереди переводят внимание от общего к частному (и наоборот), позволяя наиболее точно спрогнозировать тайминг.

Познакомимся с ними на примере: Ко мне пришла Алёна, лидер команды разработки из 10 человек. Она хочет впервые провести квартальное планирование.

🤓 1. Сколько времени заказчик вообще хочет потратить на встречу? Алёна считает, что 1,5 часа онлайн — достаточно.

🧘‍♀️ 2. Сколько времени, по моему опыту, длятся такие встречи? От 2 до 3,5 часов.

🩹 3. Какой резерв времени нужен на случай непредвиденного? Базовый минимум — 10% от встречи, но у ребят это первый опыт. Риски выше, делаем резерв 20% (18 мин из 90).

🤔 4. Сколько времени займёт каждый этап, исходя из базового рекомендуемого процентажа с тренингов Co-Actors? - 10% открытие (7 минут) - 20% погружение в контекст (14 минут) - 35% групповое принятие решения (25 минут) - 25% план действий (18 минут) - 10% закрытие (7 минут)

🛠 5. Какие механики за какое минимальное время эффективно проведут группу через этап? Открытие 3 мин — вводная от меня; 5 мин — айсбрейкер «светофор» (на стикерах, без озвучивания); 3 мин — «настрой» от Алёны. Итого: 11 мин Погружение в контекст 10 мин — gallery walk, участники по артефактам вспомнят стратегию команды и компании + какие потребности бизнеса наиболее актуальны; 10 мин — уточняющие вопросы. Итого: 20 минут

И так далее по всем этапам.

📦 6. Влезают ли механики в изначальный таймбокс этапа? Нет. В среднем, чтобы бесшовно продвигаться к цели встречи, на каждый этап требуется на 30-50% больше времени.

🌎 7. Сколько времени займёт встреча, если все этапы пройдут как по маслу с теми механиками, что я выбрала? 2 часа сухих механик + 25 минут резерв. Встреча получается больше 1,5 часов, так что заложим еще и перерыв (5-7 минут). Итого: минимум 2,5 часа

…Тут мог бы быть хэппи энд, в котором, после объяснения Алёне всей логики, она соглашается даже на 3 часа, лишь бы не рисковать результатами первого планирования.

Но мы в реальности, и тут всё иначе: «Ой, да ну, управимся мы за 1,5 часа».

➡️ По факту управились мы за 2 часа 40 минут без перерыва. Половина группы разошлась за час до завершения из-за параллельных встреч, и результат был… ну такой 💁‍♀️

Чему это нас учит? • Последовательность вопросов рабочая, можно использовать. • Работа с ожиданиями заказчика и выстраивание партнерских отношений — это искусство, о котором надо писать отдельные посты.

А как часто у вас получается заложить достаточный тайминг и что вам в этом помогает? Делитесь в комментариях!

Арина 🩵