Как я за 10 дней запустил внутренний электронный документооборот в госе, где документы месяцами блуждали между зданиями, а кофе был главным врагом бумаг 😩☕️

📍Предыстория о заказчике:

🔹Госорганизация — помогает предприятиям региона расти и становиться эффективнее (сейчас поймете юмор)

🔹Штат раздулся с 30 до 100 человек за пару месяцев, из-за чего пришлось отселять часть персонала в соседнее здание. Места больше не стало…

🔹Кофе регулярно проливали на важные документы (стабильно раз в неделю, не поверил бы, если бы не увидел)

🔹Отдельная боль - Марина в отпуске, а ведь ТОЛЬКО Марина может поставить ТУ САМУЮ печать на срочно-обморочный документ

🔹К этому добавляется нежелание ходить между зданиями с 1 документом на подпись, вместо этого носится несколько, но раз в неделю - плюсуем еще 5 дней к согласованию

В итоге - один документ — месяц (а то и больше) на согласование. Потеряшки между этажами, перезапуски из-за пятен, хаос.

Апофеоз - схема всех внутренних процессов, 10 лет труда энтузиастов, нарисованная на стене самого проходного кабинета, была закрашена маляром, во время ремонта…😡

<Позже мне признались, что один из руководителей ушел в запой на несколько дней из-за этой истории, но ему никто ничего не сказал, все поняли>

📍Мое подключение к проекту:

Канун нового года, в офис приезжает гендир с улыбкой до ушей и объявляет о том, что мы выиграли в тендере на внедрение внутреннего ЭДО. “Круто! Класс!” - первые мысли, на тот момент я не знал вводных:

🔹 ТЗ 72 страницы «хотелок» (автор неизвестен до сих пор, даже по секрету не сказали)

🔹 Ресурсы: я (PM + аналитик + пол разраба), 1 полноценный разраб

🔹 Параллельно другие проекты никто не отменяет

🔹 Срок - 10 календарных дней

<Позже я, для интереса, решил узнать сколько же берут за такую работу другие компании? Подрядчики на такой объём потом брали 5+ месяцев, в среднем>

📍Процесс внедрения:

Я забыл, что значит сон, девушка начала сравнивать с Голумом «…но с ноутбуком»

1. Разворачивание виртуалки + коробки Битрикса

2. Настройка 15 смарт-процессов (а именно на них строили внутренний ЭДО)

3. Настройка ~100 бизнес-процессов (инструмент автоматизации в Битрикс24)

4. Тестирование на лету, ночные фиксы

🎯 Но демо заказчикам зашло на ура! Я очень гордился собой)

📍Последующее развитие и сопровождение:

Далее следовали 4 месяца доработок без единого выходного, я не шучу, ни одного выходного. Допом удручал факт, что средний возраст сотрудников заказчика 48-56 лет, важным требованием было работать из офиса заказчика.

<Рекордсменка и достояние организации - 68 летняя женщина, которая 1 вела учет всех командировок всех сотрудников.>

Фраза-хит: «Нам ваши интернеты не нужны — покажи пальцем на экране куда жать»

Жизнь превратилась в день сурка - встал → через город на интервью/обучение → назад → настройка следующего процесса → repeat.

<Один из процессов вызывал особое беспокойство, я неделю думал как его реализовать. Это дошло до того, что в один прекрасный день мне просто приснилось как я его настраиваю) На следующее утро я реализовал задумку и все заработало! Мама, я - Менделеев!!!>

📍Результат того стоил:

🔹 Согласование: с месяцев → 10 минут — 2 дня (зависит от сложности процесса)

🔹 Экономия ТОЛЬКО на бумаге: 300 000 ₽ в год (триста тысяч рублей не превращаются в мусор!!!)

🔹 Документы не теряются, проливы кофе больше не катастрофа, процессы прозрачные

🔹 Общий эффект раскрыть не могу, но уверяю - он окупает внедрение с первого месяца

<Бонус - я изучил бизнес-процессы в Битрикс24 так, что до сих пор не нашёл кейс, который бы поставил меня в тупик>

📍Тревожный инсайт:

«Невозможно за 10 дней» часто значит «Мы никогда не пробовали»

А у вас были проекты, где дедлайн звучал как шутка, а вы всё равно вытянули? Или запои после “закрашенных” схем?

Делитесь в комментах, интересно почитать ваши «приснившиеся» решения! 🚀😴