Идеальный проектный офис, какой он? ✨Вдогонку вот к этому посту коллеги Петра Жаркова про базовый минимум проектного офиса, захотелось мне описать Идеальный Проектный Офис (ИПрОф) - тот, к которому наверняка стремятся все организации, у которых есть задачи проектного типа, но который я еще ни разу не встречал.

👆ИПрОф - это такой, который:

• помогает РП в проектах при необходимости,
• предоставляет нужную информацию CEO и
• не задалбывает обе стороны бюрократией и muda.

🙇🏻Чем ИПрОф может помочь проектному менеджеру: 🎯Методологией и стандартизацией Дать нужный шаблон документа или презентации, блюсти принятую в компании терминологию 🎯Сопровождением принятого в этой организации процесса управления проектами Провести за руку по процессу принятия решений CEO, какие необходимы согласования, какие артефакты, как проект открыть и как закрыть 🎯Поддержкой эскалаций Помочь подать эскалационный вопрос, заполнить чек-листы, подсказать с кем согласовать, как и на какой площадке представить его - CEO 🎯Поддержкой инфообмена Поделиться Howto, Best Practices, вести портал проектной и нормативной документации, рассылать новости проектных событий и др.

✍️ User Story РП. ИПрОФ, помоги мне, пожалуйста, когда: ... моему проекту нужна помощь или необходимо такое-то зафиксированное решение; ... хочу проинформировать, что в моем проекте все хорошо и помощь не нужна / хочу проинформировать о важном не только для меня риске; ... хочу узнать как такую задачу решали другие или что сделали соседи.

🤵🏼Чем ИПрОф может помочь CEO: 🎯Методологией и стандартизацией Запросы РП будут приходить в едином формате, с единой градацией статусов 🎯Поддержкой эскалаций Эскалации придут с заранее подготовленными ответами на те вопросы, которые необходимы для принятия решения 🎯Оформлением коллегиального решения и контролем исполнения ИПрОф может организовать процедуру принятия решений уровня Board и проконтролировать исполнение этих решений 🎯Сбором данных по проектам для нужд портфельного и стратегического управления Единая отчетность и Dashboard позволяют правильно фокусироваться на значимые риски, выявлять отклонения, добавлять ресурсы тем проектам, где необходимо 🎯Финансовой аналитикой по портфелю проектов Анализ выполнения КПЭ и бизнес-метрик, план-факт по инициативе или совокупности инициатив или по компании в целом

✍️ User Story CEO 1: Ко мне постоянно приходят разные проекты и чего-то просят. ИПрОФ, помоги мне, пожалуйста, с процессом, обеспечивающим принятие правильного решения. ✍️ User Story CEO 2: Я хочу понимать, правильно ли мы инвестируем ресурсы, достигаем ли мы поставленных целей, нужна ли корректировка стратегии. ИПрОФ, помоги мне с информацией и подготовь проект решения.

ОК, есть одна сторона, которая готова информировать и хочет помощи и принятия правильных решений, и есть другая сторона, которая хочет информации и готова принимать правильные решения. Казалось бы, что может пойти не так...

😢 Что я лично наблюдал в разное время в разных проектных офисах разных компаний: 🎯ПрОф регулярно собирал отчетность с руководителей проектов, в разных отчетных формах, но никаких управленческих решений на базе этой отчетности не принималось. ПрОф работал сам на себя; 🎯За риски и красно-желтые семафоры в отчетах ПрОф стало прилетать РП, в результате чего РП все возможные риски и отклонения в проекте скрывали от отчета; 🎯ПрОф избыточно фокусировался на соответствие формы запросов - методологии и регламентам, в связи с чем часть запросов до руководства просто не доходило, а часть решений принимались в обход ПрОФ 🎯ПрОф требовал от РП заведения всех рисков проекта, а потом с РП же требовал отчета как он их предотвратил. В результате, РП стали заводить 1-2 риска на отстаньте. 🎯Оверфокус на таймшитинг. РП и исполнители фокусировались на ведении таймшитинга вместо донесения важной управленческой информации.

✍️User Story грустное: Ок, я введу данные как вы хотите, только отстаньте от меня.

Получается, что весь эффект от ПрОф сводится по сути к административному налогу для РП.

В следующем посту попробую изложить Top- причин почему так получается.

В этом посте были ссылки, но мы их удалили по правилам Сетки