Если задача возвращается на доработку третий раз, это уже не доработка Это бизнес-процесс ⭕️

Часто реальный процесс в компании больше похож на настольную игру, где на каждом втором шаге есть карточка: «Вернитесь на два этапа назад и попробуйте снова».

⁠_В следующей публикации я расскажу пару примеров из собственного опыта, которые лично мне позволили увеличить свою производительность. А сегодня общий взгляд._

Иногда так рождается управленческий шедевр - процесс, в котором работы на 2 часа, а лишних движений и согласований на 2 недели. Есть хорошая новость: чтобы начать находить узкие места, не нужно запускать программу трансформации на полтора года.

⏩️ Часто достаточно просто внимательно посмотреть на то, что реально происходит. Вот несколько простых шагов.

1. Нарисуйте процесс “как есть” Не тот, который живёт в регламенте. А тот, который происходит на самом деле. Обычно там обнаруживаются: ⁠🔸ещё два согласования, про которые все знают; ⁠🔸этап “непонятно, что нужно, давайте попробуем угадать или сделаем пару вариантов”; ⁠🔸легендарный шаг “мы всегда так делаем”. ⁠_Иногда после такой схемы возникает главный вопрос - как этот процесс вообще работает? _ 2. Отмечайте каждый возврат задачи назад Каждый раз, когда задача возвращается на предыдущий этап, задайте простой вопрос: Почему об этой проблеме узнали только сейчас? Частые причины: ⁠🔸в начале не было нужной информации; ⁠🔸требования уточнились по дороге; ⁠🔸участники процесса по-разному поняли задачу; ⁠🔸проверка стоит слишком поздно. ⁠_В результате задача проходит процесс 2-3 раза, как будто это обязательная часть методологии._

3. Посмотрите, где задачи начинают “жить” Если перед каким-то этапом регулярно скапливается очередь - это почти всегда узкое место. Иногда вся компания работает нормально… но один человек согласует все на свете, и через него проходит половина процессов 😎 ⁠Поздравляю! Мы нашли организационное “бутылочное горлышко”. Может, это вы? 🤣

4. Задайте опасный управленческий вопрос А зачем вообще нужен этот шаг? Некоторые этапы процесса существуют только потому, что: ⁠🔸так решили три года назад; ⁠🔸раньше была ошибка; ⁠🔸однажды кто-то попросил добавить проверку. И теперь эта проверка живет вечно. ————————— Если хочется подойти к вопросу чуть более системно, есть два очень полезных инструмента.

🔵 Process Mining Если в компании есть системы (CRM, ERP, трекеры задач), можно построить реальную карту процесса по логам. Тут начнется самое интересное: ⁠🔹задачи ходят по процессу кругами; ⁠🔹некоторые шаги пропускаются; ⁠🔹некоторые повторяются по три раза. ⁠И внезапно выясняется, что реальный процесс в два раза длиннее, чем тот, который декларируется.

🔵 Value Stream Mapping Классический инструмент из Lean. Вы раскладываете процесс на шаги и смотрите: ⁠🔹сколько времени занимает работа; ⁠🔹сколько времени занимает ожидание. ⁠_И иногда обнаруживается удивительная вещь: сама работа занимает 10-20% времени, остальное - ожидание, согласование и прочие действия, не создающие ценности._

Главный парадокс процессов в компаниях состоит в том, что почти всегда люди видят узкие места, но привыкают к ним и начинают считать нормой фразы вроде: ⁠🔺это всегда возвращается на доработку; ⁠🔺это быстро, всего пару дней на согласование; ⁠🔺это просто ещё одна проверка.

Если вы слышите такие фразы - поздравляю. Вы стоите в самом центре узкого места процесса. А что дальше?

#бизнеспроцесс #эффективность #оптимизацияпроцессов #бережливоепроизводство #процессы #организационноеразвитие