Как совместить свой ритм и ритм подчиненных. Какой срок давать для выполнения задачи?

Совсем недавно пришла к той мысли, что идеальный срок выполнения задачи подчиненного это простая формула.

Мой собственный срок, умноженный на 2.

Такая формула страхует от главной ошибки делегирования (Я же могу быстро, значит, и они смогут).

На практике разрыв возникает из-за того, что вы носите задачу в голове, а сотруднику нужно время на уточнения, согласования и собственную операционку.

Теперь разбираемся на конкретных примерах, как работает правило свое время ×2 и в каких случаях его можно немного сжимать или наоборот увеличивать.

Подготовка еженедельного отчета для руководства  Вы как руководитель тратите на составление этого отчёта 1 час (быстро собираете данные, вставляете в шаблон). Вы хотите поручить это сотруднику.

Ваша оценка 1 час = даете сотруднику 2 часа.  Но здесь важно учесть, сотрудник делает это впервые? Тогда лучше добавить ещё время на освоение шаблона и уточнение формата. Итоговый срок можно поставить 4 часа. Сотрудник опытный и делал такое раньше? Тогда можно оставить 2 часа.

Когда можно дать срок меньше, чем свое время ×2? Если сотрудник уже делал такую же задачу недавно и показал скорость, близкую к вашей. Если задача срочная и вы готовы пожертвовать частью качества или помочь лично (но это исключение, а не правило).

Когда коэффициент должен быть больше 2? Задача новая, сотрудник никогда такого не делал - можем поставить ×3. В задаче много согласований с другими людьми или отделами - ×2.5. У сотрудника высокая текущая загрузка - добавляйте ещё 20–30% к сроку, или он просто не успеет переключиться.

Еще мой совет, всегда добавляйте промежуточные контрольные точки (особенно если срок больше одного дня). Тогда ваш ритм будет быстрым за счёт ранней обратной связи, а ритм ваших подчинённых - комфортным и продуктивным.