Система контроля не должна существовать сама по себе и быть самоцелью, ее задача  выявлять и решать проблемы.

Статистика дает возможность увидеть системные проблем, динамику нарушений  и эффективность корректирующих мероприятий.

Поэтому каждая проверка должна быть оцифрована, данные сохранены. Использовать для этого можно как таблицы в excel так и специализированные сервисы.