Не секрет, что многие корпоративные практики и подходы оказываются полезными и в личных делах. Планирование, мотивация, управление конфликтами - примеров миллион. Но мне вспомнилась одна тема из управления рисками со скучным названием Proactive Documentary Risks Program - Программа управления рисками работы с документами. Когда внедряли эти принципы в работе, она помогла выработать ряд правил, которым постоянно следую и по сей день

Контекст

Авиационная отрасль - одна из самых зарегулированных на уровне гос. контроля и отраслевых стандартов. Оно и понятно, речь о технически сложных изделиях и безопасности пассажиров. Любой авиационный инцидент, особенно с жертвами, становится не просто объектом расследования компетентных органов, но является риском для разработчика в части судебных исков, штрафов и компенсаций на сотни миллионов долларов.

Достаточно вспомнить трагическую историю сбоев в системе MCAS на Boeing 737 MAX 8: 2 катастрофы, 346 погибших, глобальный запрет на полёты самолётов этого типа на несколько лет, 387 приземленных бортов, более 1000 отмененных заказов, $20 млрд. убытков, репутационная катастрофа.

В такой ситуации любой рабочий документ разработчика, протокол совещания, электронное письмо и даже сообщение в чате становятся предметом исследования в ходе следствия и судебных разбирательств. И потенциальным источником риска для компании.

По этим причинам, программа PDRP ставила своей целью повысить внимание к правилам деловой коммуникации в целом и работе с документам в частности.

5 золотых правил

1️⃣ Придерживайтесь фактов Придерживайтесь фактов. Отделяйте гипотезы от выводов. Оставайтесь в пределах своей компетенции. Ссылаясь на чужое мнение, указывайте это и приводите источник. Описывайте контекст, чтобы обеспечить понимание документа по прошествии времени.

2️⃣ Тщательно выбирайте слова Используйте ясные формулировки. Избегайте двусмысленности, преувеличений или обвинений. Будьте объективны, избегайте эмоциональных оценок. Расшифровывайте аббревиатуры.

3️⃣ Доводите работу с документами до конца Любое вопрос, касающийся безопасности продукта, должен иметь письменный ответ. Промежуточный отчёт - превращаться в итоговый. Выполнение действий должно подтверждаться письменно. Любое решение должно быть письменно объяснено и обосновано.

4️⃣ Информируйте только заинтересованных лиц Информируйте только тех, кто должен знать, а не тех, кто просто хочет знать. Не пытайтесь заранее снять с себя ответственность - это всегда оборачивается против автора. Избегайте длинных цепочек электронных писем.

5️⃣ Управляйте своими документами Поддерживайте порядок в документах. Храните их в надёжном и безопасном месте. Архивируйте только необходимое, делайте это регулярно. Не архивируйте черновики и промежуточные версии.

Как эти правила помогают мне?

Применительно к ежедневной рабочей рутине или поведению в соцсетях, выработал для себя простой набор правил:

🔷 Сначала думай, потом пиши. Кстати, в почте всегда настраиваю задержку отправки в 1 минуту, чтобы иметь возможность "откатить", если пишешь на эмоциях или обнаружил, что ошибся в адресатах.

🔷 Всегда помни, что любое твоё высказывание в публичной сфере (привет, Сетка!) может обернуться против тебя. Это не паранойя, но разумная предосторожность.

🔷 Никогда не пиши на эмоциях. Даже если "держаться нету больше сил". Закрой ноутбук, попей чайку и только потом отвечай.

🔷 Контекст важен всегда, не только при постановке задачи по SMART. Возможность искаженной интерпретации твоих слов снижается кратно.

Казалось бы - ничего особенного, но осознанное следование этим принципам сильно облегчает жизнь. Проверено на практике!

И закончу словами американского адвоката Кита Джеррарда: "Пишите то, что необходимо писать, но делайте это, помня, что написанное вами сегодня, завтра может быть прочитано судьёй или присяжными, а также адвокатом противоположной стороны, который может использовать это вне контекста или придать вашим словам смысл, не соответствующий вашим намерениям".