Стикеры против сложности

В предыдущем посте про Альянс вы видели фото моих «домашних заданий» — листы, обклеенные разноцветными стикерами. И еще до этого я рассказывала об особенности снабжения запчастями и тоже использовала метод «мозгового штурма».

Это не случайный тест нового метода после вчерашнего тренинга. Я люблю использовать этот метод для решения любых сложных бизнес-задач, которые затрагивают интересы большого количества внутренних сотрудников и внешних партнеров.

Можно бесконечно строить модели в Excel и рисовать презентации за закрытыми дверями, пытаться влезть в чужую голову, понять проблемы и мотивы людей, решить за них. Но правда всегда «в полях» — в головах людей, которые отвечают за продукт, за производство, за качество, за документы или подписывают счета.

Я предпочитаю спросить напрямую у людей, а еще лучше - устроить «очную ставку».

Когда предстоит решить комплексную задачу, я собираю всех причастных в одной комнате. Логисты, производственники, закупщики, юристы. Конечно, команду нужно подбирать с умом и не отрывать от работы всех подряд. Внутри большой организации не всегда очевидно, кто  реально принимает решения. И классическая проблема «правая рука не знает, что делает левая» тоже часто присутствует. Наверняка даже в вашем департаменте есть люди, которые сфокусированы на своих задачах и не в курсе, что делает сосед, что уж говорить про разные страны или города.

В зависимости от масштаба задачи команда может быть 6 человек и более. Можно разбить команды на несколько групп, если тема очень объемная. Я устраивала круглые столы и с внешними партнерами для проекта информационной системы Альянса для транспорта TMS.

И когда все собираются в одной комнате, каждый пишет свою «боль» и идеи на стикерах. Мы клеим их на доску и начинаем кластеризовать.

Это не всегда просто, часто шумно. Иногда больно. Люди спорят, защищают свои KPI, ругаются. Но именно в этом хаосе рождается жизнеспособное решение. Стикеры помогают визуализировать проблему: когда идея или задача из головы переезжает на стену, она перестает быть личной обидой и становится объектом для работы.

После этого можно использовать Матрицу приоритетов действий (Матрица Эйзенхауэра), где задачи делятся на 4 типа в зависимости от Impact/Effort (Влияние/Усилия): Quick Wins (Быстрые победы), Major Projects (Основные проекты), Fill-ins (Мелкие, необязательные дела) , Thankless Tasks (Бесполезные задачи). На мой взгляд, это очень простой и понятный инструмент, который подходит практически для любой задачи (даже личной).

Моя профессия — это организация бизнеса. Но сегодня эффективно управлять процессами невозможно без глубокой работы с данными. Для меня DS — это мощный инструмент, который я добавляю в свой арсенал.

Я убеждена: бизнес-экспертиза первична. Можно построить идеальный алгоритм, который будет бесполезен, потому что автор не учел «незначительный» на первый взгляд нюанс, о котором знают только люди на местах.

Умение фасилитировать — вытаскивать смыслы из людей и превращать их в структуру — это то, что я беру с собой в любые новые задачи. Будь то логистика, финансы или маркетинг.

На фото пример моей организации мозгового штурма рабочей кросс-функциональной группы в центральном офисе Renault во Франции.