Стикеры против сложности.
В предыдущем посте про Альянс вы видели фото моих «домашних заданий» — листы, обклеенные разноцветными стикерами. И еще до этого я рассказывала об особенностях снабжения запчастями и тоже использовала метод «мозгового штурма».
Это не случайный тест нового метода после вчерашнего тренинга. Я люблю использовать этот метод для решения любых сложных бизнес-задач, которые затрагивают интересы большого количества внутренних сотрудников и внешних партнеров.
Можно бесконечно строить модели в Excel и рисовать презентации за закрытыми дверями, пытаться влезть в чужую голову, понять проблемы и мотивы людей, решать за них. Но правда всегда «в полях» — в головах людей, которые отвечают за продукт, за производство, за качество, за документы и финансы.
Я предпочитаю спросить напрямую у людей, а еще лучше - устроить «очную ставку».
Когда предстоит решить комплексную задачу, я собираю всех причастных в одной комнате. Логисты, производственники, закупщики, юристы.
Конечно, команду нужно подбирать с умом и не отрывать от работы всех подряд. Внутри большой организации не всегда очевидно, кто реально принимает решения. И классическая проблема «правая рука не знает, что делает левая» тоже часто присутствует. Наверняка в вашем департаменте есть люди, которые сфокусированы на своих задачах и не в курсе, что делает сосед, что уж говорить про разные страны или города.
В зависимости от масштаба задачи команда может быть 6 человек и более. Можно разбить команды на несколько групп, если тема очень объемная. Я устраивала круглые столы и с внешними партнерами для проекта информационной системы Альянса для транспорта TMS, склада готовых авто и таможенных брокеров.
И когда все собираются в одной комнате, каждый пишет свою «боль» и идеи на стикерах. Мы клеим их на доску и начинаем кластеризовать.
Это не всегда просто, часто больно. Люди спорят, защищают свои KPI, ругаются. Но именно в этом хаосе рождается жизнеспособное решение.
Стикеры помогают визуализировать проблему:
Когда идея или задача из головы перемещается на стену, она перестает быть личной обидой и становится объектом для работы. Что очень важно - это не перепрыгивать сразу от проблемы к её решению.
После этого можно использовать Матрицу приоритетов действий (Матрица Эйзенхауэра), где задачи делятся на 4 типа в зависимости от Impact/Effort (Влияние/Усилия):
Quick Wins - Быстрые победы.
Major Projects - Основные проекты.
Fill-ins - Мелкие, необязательные дела.
Thankless Tasks Бесполезные задачи.
На мой взгляд, это очень простой и понятный инструмент, который подходит практически для любой задачи (даже личной).
Умение фасилитировать — вытаскивать смыслы из людей и превращать их в структуру — это то, что я беру с собой в любые новые задачи. Будь то логистика, финансы или маркетинг.
