С помощью электронного документооборота физические лица могут получать госуслуги, устраиваться на работу, поступать в ВУЗ, оформлять кредиты, не выходя из дома. Организациям данный механизм позволяет сокращать издержки, связанные с созданием, обработкой и пересылкой документов. Электронный документооборот ускоряет и упрощает процесс обмена документами между компаниями и государственными органами. Более того, подключение к системам ЭДО сейчас нужно не только для удобства, но и в отдельных случаях является необходимостью: некоторыми документами можно обмениваться только в электронном виде. Системы ЭДО требуется для работы с маркированными товарами, прослеживаемостью, маркетплейсами и электронными торговыми площадками, для сдачи отчетности в ФНС и в другие государственные структуры.

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ обмена документами в электронном виде с помощью сетей связи и систем коммутации, в том числе в сети Интернет. Цель использования ЭДО – автоматизировать делопроизводство, упростить обмен документами и снизить затраты на печать, доставку и хранение бумажных документов. Электронный документооборот решает много бизнес-задач: способствует ускорению проведения сделок, выстраивает быстрое получение, отправку, хранение и поиск документов, упрощает порядок предоставления отчетности в контролирующие органы. Электронный документооборот может быть осуществлен с применением электронной подписи. Электронная подпись – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. В России применение электронной подписи регулирует федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Законом установлены виды электронных подписей, правила признания юридической силы подписанных документов, порядок выдачи и использования электронной подписи [1].

Электронный документ из программной системы электронного документооборота – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Документ может быть подписан с помощью электронной подписи в случаях, не противоречащих действующему законодательству РФ. Электронный документооборот обеспечивает основные операции работы с электронными документами:

- создание документа; - подписание документа; - отправка документа контрагенту; - прием документа от контрагента; - обеспечение безопасности передачи документов; - хранение документов; - быстрый поиск документов,

которые часто реализуются в виде веб-версий и отдельных модулей для прикладного программного обеспечения.

Единого закона об электронном документообороте в российском законодательстве нет. Среди нормативно-правовых документов РФ, регулирующих ЭДО можно выделить:

- налоговый кодекс: -- статья 169 определяет требования к электронным счетам-фактурам и порядка подписания их электронной подписью; статья 93 описывает представление электронных документов в налоговые органы РФ; - гражданский кодекс, статьями 160 и 434 предоставлена возможность обмена документами при совершении сделок в электронном виде; - федеральные законы: -- № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 [2]; -- № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в статье 9 закона установлена возможность составления и оформления первичного учетного документа как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью ...

Карасева Н.С. Электронный документооборот: системы и операторы для бизнеса // Корпоративные информационные системы. – 2025. – №4 (32) – c. 12-16. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/2025/issue-32/301-2025-32-edmsystems