Чем занимается сотрудник отдела закупок?

Очевидно, закупает… и для этого: - ежедневно проверяет обеспенность производства; - рассчитывает заказ (количество и срок размещения заказа); - консолидирует заказы; - перераспределяет запасы по производственным площадкам; - контролирует этапы и сроки исполнения заказа; - подготавливает и контролирует пакет документов по заказу; - ведет рекламационную работу; - ищет альтернативные компоненты; - производит оценку поставщиков; - анализирует запасы с точки зрения: страховых и максимальных уровней запасов, возможности заполнения склада, переодичности поставки; - анализирует потребность на месяц/год с учетом плана производства и продаж; - ведет переговоры с поставщиками с целью улучшения условий; - проводит аналитику и сбор информации для переговоров; - контрактуется на год; - заключает новые договоры на поставку.

Я перечислила большие и явные этапы работы закупщика. Этапы работы “по учебнику”.

Но многие из нас с вами в течение дня делают мелкие (по крайней мере, не очевидные) дела. Но они тоже отнимают время. В некоротых компаниях их очень много. Например: - сверка с контрагентом (да, конечно, сам факт проверки, подписания акта сверки является задачей бухгалтерии; но мы совместно проверяем, ищем ошибки, причины расхождений); - корректировка документов. Поставка произошла, но бухгалтерские документы не соответствуют подписанной спецификации /контракту; - мы нашли новые компонент. Огранизовать его доставку, получение лабораторией, тестирование, получение заключения тоже делаем мы; - договоры, спецификации. Обязательно каждый такой документ проходит через внимание ответственного закупщика; - в случае импортной поставки мы проверяем соответстветствие кода, обстановки в порту, прохождение груза через таможню; - выяснение причин превышения или снижение запасов (проанализировать насколько планы продаж/производства соответствовали факту).

Это далеко не все наши ежедневные дела.

Но что тут важно отметить, что каждый из этих шагов можно оптимизировать. Нужно просто пробовать и делать.