Когда говорят про инструмент бережливого производства 5S, чаще всего вспоминают склад, инвентарь на полках и разметку на полу. И многие думают: «Это не про меня, у меня офис/ноутбук/Jira».

А зря!

5S — это не про уборку территории. Это про устранение потерь, которые создаёт хаос. А хаос бывает везде: в папках на диске, в статусах задач, в почте, в согласованиях и даже в иконках на рабочем столе. Давайте разберём 5 шагов — но сразу на примерах работы с задачами, которые знакомы каждому аналитику и руководителю.

1. Сортировка — отложить ненужное Суть: отделить нужное от ненужного, избавиться от того, что не используется.

Пример в задачах: В вашей Jira/Trello/Notion есть задачи, которым больше полугода, а статус — «когда-нибудь». Они создают шум. ✅ Что делать: Задачи без движения за 3 месяца — закрыть с комментарием «не актуально» или вынести в отдельный бэклог «на пересмотр». Проекты, которые завершены — архивировать, а не хранить в «активных».

2. Соблюдение порядка — каждому инструменту своё место Суть: организовать хранение так, чтобы нужное находилось за несколько секунд.

Пример в задачах: Вы ищете все задачи по процессу «Согласование КП» и не можете понять, в каком эпике они лежат. ✅ Что делать: Ввести единую систему тегов или приставок в названии задач: «[КП] Согласование с юристом» и т.п. Закрепить стандарт: задачи одного процесса — в одной доске/компоненте проекта.

3. Содержание в чистоте — поддерживать порядок Суть: не только навести порядок, но и поддерживать его. Убирать то, что накопилось снова.

Пример в задачах: Через неделю после «генеральной уборки» снова появились зависшие задачи и нечитаемые тикеты. ✅ Что делать: Ввести правило: раз в неделю (например, пятница, 30 минут) — ревью задач без движения. Задачи, которые «ждут ответа» больше 5 дней — эскалировать или закрывать.

4. Стандартизация — превратить правила в привычку Суть: закрепить правила, чтобы порядок не зависел от конкретного человека.

Пример в задачах: Сейчас новые задачи создают по-разному: кто-то пишет подробно, кто-то кидает одну строчку. ✅ Что делать: Создать шаблон задачи с обязательными полями (бриф, срок, ожидаемый результат). Внедрить чек-лист «До создания задачи» — и повесить в шапку доски.

5. Совершенствование — сделать образом мышления Суть: соблюдать дисциплину и постоянно искать способы улучшить систему.

Пример в задачах: Вы внедрили порядок, а через месяц снова бардак. ✅ Что делать: Раз в квартал проводить «аудит 5S» для ваших досок и проектов. Добавить пункт в повестку командной встречи: «Что мы можем улучшить в организации работы?»

А вы пробовали применять 5S в задачах или документах? Что получилось, а что — нет? 👇