В проектном бизнесе коммерческое предложение — это не просто цена за итоговый результат. Хорошее КП показывает, как команда понимает задачу заказчика и как будет двигаться к результату: по этапам, со сроками, стоимостью и результатами.

Если считать КП вручную, быстро появляются типовые проблемы: работы описаны по-разному, расходы собираются в свободной форме, трудочасы считаются примерно, а данные теряются при переносе между таблицами. В итоге компания тратит время не на управленческие решения, а на ручную сборку и проверку данных.

Однажды я занялся задачей автоматизации подготовки КП.

На первый взгляд это была простая Excel-форма. На практике — управленческая система, которая заставляет компанию правильно собирать данные ещё до заключения договора.

Ключевая идея была такой: автоматизация работает только тогда, когда входные данные структурированы и предоставлены теми, кто лучше всего понимает проект.

Поэтому сначала нужно было навести порядок в логике КП: — типизировать состав работ и разложить проекты на смысловые этапы; — перевести внутренние формулировки исполнителей на язык заказчика; — связать этапы с трудочасами, подрядчиками, сроками, расходами и соседними этапами; — ограничить свободный ввод там, где он создаёт ошибки; — сделать так, чтобы РП и ГИП не могли случайно сломать расчёт.

Самым важным оказалось правильно разбить проект на этапы. Под этапом я понимаю продукт, который можно передать заказчику, актировать и профинансировать. Если этапы собраны правильно, проект превращается в последовательность понятных блоков работ, каждый из которых имеет ценность для заказчика.

Дальше форма начинает работать как связанная система. Сначала РП и ГИП заполняют трудозатраты, подрядчиков, сроки и комментарии. Этого уже достаточно, чтобы сформировать предварительный график проекта.

Затем коммерческий блок работает с себестоимостью, накладными расходами, маржой, резервами, НДС, ручными наценками или скидками. Здесь же появляются данные для расчёта проектной мотивации.

В результате на стадии КП получается полноценная экономика проекта: Форма автоматически собирает график работ в виде диаграммы Ганта. По нему можно оценить сроки, параллельность работ и нагрузку на команду. А еще это наглядное представление проекта для заказчика. Отдельно считается предварительное движение денежных средств: когда ожидаются поступления от заказчика, когда возникают расходы на команду и подрядчиков, какие авансы нужны, какие условия оплаты безопасны и где может появиться кассовый разрыв.

Это ответ на управленческие вопросы еще до составления договора: — какой минимальный аванс нужен нам и можно ли соглашаться на условия заказчика; — какие условия оплаты подрядчиков безопасны и нужны ли резервы из оборотных средств; — достаточно ли команды для проекта или нужны подрядчики; — какой у проекта экономический эффект с учётом задействованных ресурсов.

В результате КП становится моделью будущего проекта. Без ошибок, без ручного труда и на основании информации от первосточника.

Для коммерческого блока это сокращает рутину: данные не нужно переносить вручную из затрат в себестоимость и затем в КП. Для производственного блока это задаёт единый стандарт планирования. Для финансового блока это даёт предварительное понимание денежных потоков ещё до подписания договора.

Для руководства это даёт возможность принимать решения и вести переговоры, основываясь не на ощущениях и сложившихся практиках, а на модели и расчётах.

Главный вывод для меня такой: любая автоматизация возможна лишь при соблюдении дисциплины данных. Если правильно ограничить ввод и типизировать работы, можно связать данные из разных источников, превратив обычный документ в управленческий инструмент, который покажет покрывает ли проект свою долю расходов компании и не создаёт ли он кассовый разрыв.   Хорошее КП не только показывает цену работ заказчику, но дает руководителю уверенность в том на каких условиях компания может входить в проект.