Дайте мне правильную должностную инструкцию, чтобы сотрудники хорошо работали…

Один из частых запросов, с которыми ко мне обращаются: «Екатерина, помогите мне составить такие должностные инструкции, чтобы Сотрудники точно понимали, что им нужно делать, а ещё чтобы добавить им мотивации, потому что то, что я хочу, чтоб они делали, они не делают». Если бы эти вопросы решались должностными инструкциями, то наверняка большинство предприятий уже озолотились, и мы бы не лицезрели такое количество обанкротившихся бизнесов и абсолютно профессионально выгоревших Руководителей.

Многие Предприниматели хотят сформировать должностную инструкцию, чёткое штатное расписание. Но, к сожалению, забывают, что этому предшествуют два очень важных момента: первое — создание организационной структуры, и второе — формирование функциональных карт на каждую должность, которая есть в бизнесе.

Я не говорю о том, что должностные инструкции или наличие штатного расписания бесполезны. Нет. Они нужны прежде всего для того, чтобы урегулировать трудовые отношения с Сотрудниками, для того чтобы соответствовать требованиям законодательства, и такие надзорные органы, как Трудовая инспекция, тоже вполне были бы счастливы от того, что у вас документы в порядке. Но эти документы, по моему мнению, не являются инструментами для управления персоналом, а также бизнес-процессами, которые протекают на предприятии.

Метафора в тему. Вы хотите навести дома порядок к приходу гостей на вечеринку в честь Нового года. С чего вы начнёте? Вы начнёте сразу украшать помещение и готовить угощение для своих гостей? Или прежде вы проведёте уборку помещения и только потом будете это помещение наряжать и готовить вкусняшки? Конечно, всё зависит от текущего состояния вашей квартиры. Если у вас уже идеальный порядок, который организован, системен и постоянно поддерживается, тогда смело можете начать наводить марафет. Ну а если невооружённым взглядом видно, что здесь требуется уборка и, возможно, генеральная уборка, то тогда будет разумно сначала навести порядок.

Так вот, функциональные карты и оргструктура — это и есть порядок. В помещении чисто, вы точно знаете, что все вещи лежат на своих местах, и самое главное — в вашем доме нет лишних предметов: каждая вещь, которая находится в доме , — она несёт какую-то функцию, она требуется, она нужна, а не просто так лежит, на всякий случай, на полке.

Поэтому если вы хотите разработать внятные должностные инструкции, чёткое штатное расписание, которое не дублирует роли, вы хотите создать регламенты и описать бизнес-процессы таким образом, чтобы Сотрудники, которые работают на вашем предприятии, приносили вам прибыль, — вам прежде всего требуется наличие двух главных инструментов: первое — организационная структура, второе — функциональные карты. И как правило, именно этих базовых инструментов, с которых начинается и выход из операционки Собственника, и достижение целевых показателей Сотрудниками, и получение прибыли бизнесом, — именно этих документов часто не хватает в компании. С этих базовых инструментов начинается не только ваша свобода как Руководителя, но и вообще строится бизнес-система — тот самый скелет бизнеса, на который мы будем наращивать всё остальное.

Функциональная карта должности ложится в основу не только должностной инструкции, но и в основу профиля должности для подбора персонала, ложится в основу системы мотивации, разработки ключевых показателей эффективности каждого Сотрудника, понимания количества персонала на ту или иную задачу.

В рамках одного маленького текста очень сложно раскрыть всю красоту этого инструмента для вашего глубокого понимания, и ещё сложнее рассказать, как эти инструменты можно создать на предприятии. Поэтому я проведу цикл лекций на тему «Организационная структура и функциональные карты». Анонс цикла лекций и семинарских занятий на эту тему выйдет в следующем посте.