Наш опыт. (Опыт клиентов по отраслям соберу в отдельный пост)

1. Провели жёсткий аудит подрядчиков

У каждой компании с возрастом накапливается целый пласт подрядчиков, которые появились просто потому что так исторически сложилось. Один пришёл по рекомендации два года назад и вроде бы ежемесячно сдает какие-то работы, другой приходил на разовую задачу и остался, потому что некогда с ним порешать, третий — вообще непонятно откуда, но вроде чел приятный. Они что-то делают, присылают отчёты, вроде бы приносят пользу, но при этом каждый из них требует твоего внимания: нужно контролировать, проверять результаты, отвечать на вопросы, вникать в детали, вечно давать ТЗ и ОС без которой они ничего не могут, потому что ты для них не «фулл тайм» И в какой-то момент ты садишься и честно считаешь — а что изменится, если этого человека не будет? Как-будто бы ничего особенно не изменится. Часть задач можно перераспределить внутри команды, просто добавив их к тем ролям, которые уже есть, если нагрузка это позволяет. Да еще и время освободишь, которое сейчас уходит на постоянный контроль. Именно так мы и поступили.

2. С теми, кто остался, изменили формат работы

Раньше всё работало по простой схеме: подрядчик присылает счёт, мы оплачиваем. За настройку 1С, за допиливание какой-нибудь кнопочки, за обновление базы — и всё это оформлено как 100 часов работы с кратким пояснением в духе «три часа потратил на кнопку вложить договор». Никто особо не вникал, потому что было не до того. Теперь мы ввели простое правило: каждый подрядчик расписывает часы и конкретный результат по каждой задаче. Не «работал над проектом», а «сделал вот это, оно заняло столько-то времени, вот результат». Это работает с маркетологом, с 1С-ником, с контекстником, с продактом, с юристом — с кем угодно. И на этом, как ни странно, можно экономить довольно значительные суммы просто потому, что люди начинают иначе относиться к тому, как они тратят оплачиваемое тобой время.

3. Убрали помощников и ассистентов — и неожиданно выжили

Это было, пожалуй, самым страшным решением. Хотя честнее сказать, что решения как такового и не было — всё произошло само собой. Сначала ушёл бизнес-ассистент по своим причинам, потом личный ассистент решил двигаться дальше и строить карьеру в другой нише. Мы собирались искать новых, но как-то не сложилось, а потом оказалось, что и не так срочно. Поначалу было ощущение, что всё рухнет: столько информации и процессов было завязано на этих людях. Но через несколько месяцев стало понятно, что при грамотном использовании ИИ и при более осознанном отношении к собственному времени вполне можно функционировать без ассистентов — особенно в период, когда сам глубоко погружён во внутренние процессы компании. Важная оговорка: это не значит, что помощники не нужны вообще. Очень даже нужны. Но не административные, а операционные — те, кто работает напрямую с клиентами и проектами, кто увеличивает скорость и объём отработки задач. Вот на них экономить не стоит, потому что они напрямую влияют на выручку.

4. Пересмотрели офис и аренду

Это тема, которую многие откладывают, потому что переезд — это больно, хлопотно и кажется, что не до этого. Но если смотреть честно, мир действительно переехал в онлайн, и большие красивые офисы сегодня во многих случаях — это просто дань привычке и статусу, а не реальная необходимость. Как говорят у нас в Москве про рестораны для бизнес-встреч «сделки меньше 100 миллионов в кофемании обсуждать уже невыгодно». Примерно та же логика работает и с офисом — он должен соответствовать реальному количеству людей, которые там бывают, реальным задачам, которые требуют физического присутствия и реальному статусу компании. Мы вообще переехали во второй офис к моему бизнес-партнеру и пока живем так, хотя личное пространство я очень люблю и офис ближе к осени собираюсь возвращать, но уже в более скромном формате.