Ты отправил отчет, а через 15 минут летят вопросы: «странная цифра», «где данные за последнюю неделю?», «почему тотал не сходится?»… Вместо закрытой задачи — снова проверки, правки, объяснения. Знакомо? У каждого, кто работает с данными, бывают осечки.

Ошибки в отчётах бьют по трём точкам:

— рушат доверие к вашим данным → плохо для репутации — съедают часы на правки — ведут к неверным решениям

Хорошая новость: 90% промахов можно отловить самому.

Данные и цифры — проверка на адекватность

Проверяем, что:

— Порядок цифр нормальный. Если выручка в миллионах — миллиардов быть не должно. — Итоговые суммы сходятся с детализацией. Проверьте фильтры в сводных: они должны быть едины. — Данные охватывают нужные периоды. Если нужны данные за 2 последние недели - проверяем, что в отчете именно нужные недели, а также - что данные содержат полное количество дней в каждой неделе.

Из личной практики: часто я проверяю также выбросы данных. Что это такое? Иногда итоговая цифра выглядит ну очень адекватно. Однако, если разложить ее на составляющие - например, на подразделения или месяцы - то можно увидеть, что какие-то строки сильно выбиваются. Это повод проверить, что вы правильно "забрали" данные, нигде не поехали формулы и т.д.

Проверяем «под капотом» (скрытые листы с расчетами)

— Формулы протянуты до конца данных. — Формулы не сломаны. Ручные правки — риск. Протяните формулы заново. — Диапазон сводной захватывает все нужные столбцы и строки. Лучше строить сводные на «умных» таблицах или хотя бы добавлять в диапазон данных полностью столбцы, а не диапазон ячеек. — Проверьте фильтры в источниках (Power Query, SQL, сводные-источники).

А точно ли всё понятно?

— У графиков и таблиц есть названия. Заголовки столбцов понятны. — Единицы измерения подписаны (особенно если в тысячах) и единообразны. — Специфические термины расшифрованы.

Доступность и безопасность

— Размер файла. Если большой — удалите источники сводных или сохраните итоги как значения (на копии!). — Доступ к сетевой папке есть у всех получателей (если отправляете ссылку вместо файла). — Проверка адресатов: все ли имеют право видеть данные? Все ли заинтересованы? Не жмите «Ответить всем», не подумав.

Пишите в комментариях, что еще вы проверяете перед отправкой отчета.