Почему лучшие всегда перегружены

Пост, который я откладывала в долгий ящик, потому что ждала оценки своей работы. Вдруг для меня это вау, а для людей с опытом — это окажется ерундой.

Я защитила диссертацию на отлично, урааа.

Расскажу, о чем она. А ерунда или нет — судить вам.

Тема, на первый взгляд, узкая — автоматизация распределения трудовых ресурсов в проектной организации. Но за этой формулировкой стоит проблема, с которой так или иначе сталкивается каждое проектное бюро, и о ней стоит говорить.

В любой проектной организации одновременно работают два контура управления людьми, устроенные принципиально по-разному.

Первый — стратегический. Это календарно-сетевое планирование: графики, привязанные к договорным срокам и контрольным точкам, критический путь, ресурсные гистограммы. Его горизонт — месяцы и годы, масштаб — портфель организации целиком. Именно по нему делают вывод, укладывается компания в сроки или нет.

Второй контур — оперативный. Это ежедневные решения главных инженеров и начальников отделов проектирования: кому поручить конкретный расчет, кого переключить на замечания экспертизы, кто сможет подхватить задачу, если основной исполнитель занят. Горизонт  — две-три недели, а основанием для решений служит личное знание руководителем своих людей.

Проблема в том, что между этими двумя контурами практически нет информационного обмена. Стратегический график не получает обратной связи от оперативного уровня: сотрудник заболел, экспертиза потребовала вдвое больше трудозатрат, чем закладывали, — а план продолжает показывать прежнюю картину. Связь между контурами остается ручной, и решения о назначениях принимаются без полного представления о реальной загрузке отдела.

Последствия такого разрыва наблюдаются в любой организации, доросшей хотя бы до среднего размера. Руководитель, не имеющий перед глазами объективной картины занятости, по умолчанию отдает задачу тому, в ком уверен. В моменте это рационально, но в масштабе месяцев оборачивается хронической перегрузкой нескольких ведущих специалистов, тогда как их менее загруженные коллеги остаются недозадействованными — информация об их доступности просто не доходит до того, кто распределяет работу (у него свои задачи и каша в голове от этих назначений, кому что и когда - занимает огромное количество времени).

Срывы обнаруживаются поздно, когда корректировать что-либо уже малоэффективно. А по мере роста организации перестает работать и сама модель, при которой один человек держит загрузку всего отдела в голове: на сорока специалистах и полутора десятках параллельных проектов возможностей одного руководителя для этого уже не хватает.

В своей работе я попыталась этот разрыв устранить. Задумка в том, чтобы свести данные календарного графика и оперативного журнала задач в единую информационную среду, а само распределение формализовать как оптимизационную задачу, то есть переложить выбор исполнителя с интуиции на математическую модель. Модель одновременно учитывает плановые сроки, квалификацию специалистов и их текущую загрузку и предлагает такие назначения, при которых нагрузка распределяется максимально равномерно.

Это не еще один дашборд, показывающий, кто чем занят, а система, которая предлагает решение и обосновывает его.

Мне очень интересно, как этот разрыв закрывается у вас. По-прежнему вручную, в таблицах, или вам удалось решить эту проблему другим образом?

#планировщикговорит #КСП #ресурсы #автоматизация #планирование