В прошлом посте я рассказывала про бережливое производство. Продолжая тему, разберем потери подробнее. Классически выделяют 7 видов потерь (“муда”),  иногда добавляют восьмой — нереализованный потенциал сотрудников. Сегодня муда отлично ищется в офисах, IT-командах, логистике и в процессах согласования. Давайте пройдёмся по каждому виду и посмотрим, где они прячутся в нашей повседневной работе.

1. Перепроизводство — делать больше, чем нужно Где прячется: Создавать отчёты, документы, задачи, которые никто не будет использовать. Вы пишете регламент на 40 страниц, когда достаточно блок-схемы на один лист. Что делать: перед тем как что-то сделать, спросить «а кто это будет использовать?» и «какой объём реально нужен?».

2. Ожидание — простои между шагами Где прячется: Задача «висит» в статусе «на согласовании» три дня, хотя ответ занимает 5 минут. Согласование с тремя отделами, где каждый передаёт эстафету со скоростью черепахи. Что делать: нарисовать процесс и посмотреть, где самые длинные простои. Иногда достаточно ввести правило: «на ответ — 4 часа, иначе эскалация».

3. Лишняя транспортировка — передача информации туда-сюда Где прячется: Файл или задача путешествуют по нескольким каналам, системам, людям без добавления ценности. Заявка пришла в Telegram → её переслали в почту → внесли в CRM → отправили в Jira. Что делать: нарисовать схему передачи информации. Если один и тот же документ ходит по кругу — упрощайте маршрут.

4. Лишняя обработка — двойная работа и излишняя детализация Где прячется: Вы делаете то, что уже сделано до вас, или тратите время на ненужные уточнения. Один и тот же отчёт собирают три отдела разными способами. Что делать: искать дублирование. Если одну и ту же информацию вводят дважды — это потеря. Если вы что-то делаете «на всякий случай» — спросите «а точно ли это нужно?».

5. Запасы — накопление незавершённых задач Где прячется: У вас в Jira десятки задач в статусе «на рассмотрении», «когда-нибудь», «ожидание». Бэклог раздут до бесконечности, задачи полугодовой давности так и не начаты. Что делать: регулярно (раз в месяц) чистить бэклог. Всё, что не двигалось больше 2–3 месяцев — закрывать или выносить в отдельный бэклог «на пересмотр». Оставлять только то, что реально будет делаться.

6. Лишние движения — поиск информации и переключения Где прячется : Вы тратите время на то, чтобы найти файл, письмо, доступ, контакт. Вы ищете нужный чат в мессенджере 5 минут. Что делать: применить 5S (пост про это уже был). Сделать единую структуру папок, удалить дубли, договориться о стандартах именования файлов.

7. Брак / ошибки — переделки и исправления Где прячется: Вы сделали, но что-то пошло не так, и приходится переделывать. Документ вернули на доработку из-за одной опечатки. Согласование пошло не к тому человеку, и процесс начинается заново. Что делать: искать корневую причину. Если ошибка повторяется — не исправлять каждый раз, а изменить процесс. Например, сделать проверку обязательных полей перед отправкой.

🎯 Что делать прямо сейчас Выберите один процесс, который вас раздражает. Пройдите по пунктам и найдите одну потерю. Не семь, одну. Устраните её. Через неделю посмотрите — стало быстрее? Если да — переходите к следующей потере.

А какие потери вы замечаете в своей работе чаще всего? 👇