«Признайтесь честно, сколько раз на этой неделе вы выходили с совещания с мыслью: "Мы ничего не решили"?» По моим оценкам, в малом и среднем строительном бизнесе 60% совещаний абсолютно непродуктивны. Участники не достигают целей, поставленных перед началом, а руководители еженедельно тратят более 8 часов на совещания.

⚠️ Почему так происходит?

🔹Сотрудники сами отчитываются по своим же делам и планам, и сами говорят, что они будут делать. Они не видят всей картины бизнеса и просто выполняют повседневную рутину, туша локальные проблемы. 🔹Сотрудники концентрируются на сложностях, с которыми они встречаются в процессе работы, поэтому для них это и есть измерение успеха. Они думают, чем больше сложностей решили, тем лучше они работают, не вдаваясь в суть, почему эти сложности не перестают происходить. 🔹Сотрудники и руководители собираются, бурно ведут диалог, подробно рассказывают о ситуациях, переходят из одной темы в другую, и так длится часами, так и не дойдя до реальных решений.

✅ Что с этим делать?

📌Нужен руководитель, который: 🔹Видит всю картину в компании согласно стратегическим целям компании 🔹Не погружается в операционку 🔹Говорит, что, кому и когда нужно сделать 🔹Контролирует задачи системно 🔹Ставит задачи НЕ «тушить пожары» (по мнению сотрудников), а задачи, которые ЭТИ ПОЖАРЫ остановят. Тогда ситуация меняется: компания двигается к выполнению стратегических задач и к измеримым результатам, а не к повседневной борьбе с внезапно возникающими ситуациями.

❗️ Как понять, какие задачи двигают компанию вперед?

Чтобы не превращать очередное совещание в общение коллег для галочки, в компании необходимо иметь стратегическую цель, вокруг которой строится система тем для совещаний: 🔹Стратегическая цель компании разделена на цели для всех отделов 🔹Для каждого отдела установлены сроки и ответственные (ПТО, снабжение, проектирование, СМР и т.д.) 🔹Цели ложатся в план работ/мероприятий по их достижению 🔹План дробится на плановые результаты в кварталы и месяцы 🔹Для каждой задачи установлены сроки и ответственные 🔹Контроль выполнения целей/результатов - это совещание, где ответственные докладывают о результатах 🔹При необходимости на совещаниях производится корректировка способов для достижения целей В итоге совещание приобретает статус контроля исполнения планов и задач компании, где решаются вопросы, назначаются ответственные и сроки выполнения задач. А при таком подходе совещание для сотрудников уже не для галочки, а для демонстрации результатов их работы. А это координально отличается.

📌 Как сделать совещания эффективными?

1️⃣ Всегда работать по повестке - четкая цель, список вопросов с ответственными и тайминг (40 мин., не более часа). Золотое правило: никаких совещаний без цели! 2️⃣ Жестко держать фокус и регламент - возвращайте дискуссии в рамки повестки, добивайтесь решений на вопросы. Дисциплина - залог успеха. 3️⃣ Делить роли - ведущий, секретарь, принимающий решение 4️⃣ Договариваться о действиях - формула: «Что необходимо сделать?», «Кто ответственный?», «Когда будет выполнено?» 5️⃣ Фиксировать - протокол с решениями в течение нескольких часов отправлять всем участникам

💯 Что может ещё помочь руководителю?

🔹Автоматизированные системы управления задачами - помогают вести контроль поручений в режиме реального времени 🔹Принимайте решения лично, если вопрос не требует коллективного решения 🔹Отменяйте совещания - если нет повестки за 24 часа. Стройте бизнес системно!

🎯 Совещание без чёткой стратегической цели - это не работа, это ИМИТАЦИЯ деятельности. Прежде всего, совещание - это ваш инструмент контроля стратегических целей, через который видна вся ситуация в компании.

Если для вас тема эффективных совещаний актуальна, обращайтесь за бесплатной консультацией (до 20 мин.) и управляйте своим бизнесом эффективно 🤝