Как мы вдвоем мероприятие на 150 человек собрали

Я уже писала о первом опыте работы в ИТ-интеграторе, когда все только начиналось. И, пожалуй, пришло время рассказать о первом мероприятии, которое мы собрали с нуля вдвоем с начальницей и чудом не уехали в дурку. Спойлер: нас туда просто не взяли …Потому что в наших планах этого ивента вообще не существовало.

Это был обычный будний день. Руководитель вернулась со встречи с бизнесом, позвала меня в переговорную, плотно закрыла за собой дверь и мрачно заявила: «У нас проблема. Нам срочно нужно сделать мероприятие». Вводные данные на ходу превращались в катастрофу: Масштаб: более 150 человек

Логистический ад: 30+ вендоров. Их нужно пригласить, выбить из спикеров темы и презентации, расселить в отеле, оформить тонну документов и проконтролировать, чтобы они вообще доехали до площадки и выступили.

Голая площадка: абсолютное отсутствие мерча и оформления. Все нужно было придумывать и заказывать вчера.

Бегство с корабля: увольнение двух сотрудников из команды друг за другом. В самый разгар зарождающегося хаоса.

Бюджет: сумма, за которую приличные подрядчики вежливо отказывают, хотя надо было просто навести порчу.

Дедлайн: ровно три недели. На подготовку ивента, который в нормальном мире готовится несколько месяцев.

Но времени на панику не было, поэтому мы, оценив масштаб бедствия, наметили план и двинулись по пунктам.

Параллельно осваивали смежные профессии:

Логистов и сопровождающих — чтобы 30 конкурирующих между собой компаний не подрались за лучшие слоты деловой программы прямо в лобби отеля.

Дизайнеров и снабженцев — в режиме ошпаренной кошки собирали макеты и ночами уговаривали типографии открыться пораньше, чтобы мы успели забрать роллапы.

Психологов и мам — чтобы в день Х замотивировать спикера с похмельем всё же прочитать доклад, выдать ему аспирин и буквально за ручку отвести на сцену, пока он не катапультировался из отеля обратно в Москву.

Технарей и звукорежиссеров — теперь я знаю, какую именно кнопку нужно нажать на огромной диджейской панели, чтобы отрегулировать громкость микрофона и запустить трансляцию слайдов, когда штатный техник внезапно испарился.

Конечно, без накладок не обошлось: на входе внезапно закончились бейджи, в отеле обнаружился овербукинг, а в последний момент поменялись местами слайды у презентации.

В общем, этот ивент научил меня главному правилу: даже если всё идет не по плану — делай вид, что так и задумано.

Самое интересное — бизнес остался абсолютно доволен результатом.

Правда, когда прозвучала фраза «девочки, ну видите, как хорошо справились, давайте в следующем году повторим», у нас обеих почему-то одновременно дернулся правый глаз.

#тыжмаркетолог

В этом посте были ссылки, но мы их удалили по правилам Сетки