В прошлых постах я много говорила про потери, поиск причин проблем и анализ. Но остаётся главный вопрос: Хорошо, я нашёл потерю. А что дальше? Как именно улучшать? Ответ — цикл PDCA (Plan-Do-Check-Act). Его ещё называют циклом Деминга или циклом Шухарта — в честь людей, которые сделали его главным двигателем непрерывных улучшений. Звучит пафосно. Но на деле это четыре простых шага, которые можно запустить в пятницу после обеда.

🧩 Что такое PDCA  Планируй: Определи проблему, поставь цель, придумай, что изменить Делай: Проведи небольшое изменение (не глобальную революцию) Проверяй: Посмотри, что получилось. Есть эффект? Воздействуй: Если хорошо — закрепи. Если нет — пробуй другое

Главный секрет: шаги маленькие. PDCA не про «мы перестроим весь процесс за месяц». PDCA про «сделаем одно изменение, посмотрим на результат, решим, что дальше».

🧪 Кейс: как мы ускорили согласование с 3 дней до 4 часов Исходная боль: Процесс согласования коммерческого предложения длился в среднем 3 дня. Клиенты жаловались на долгий ответ. Команда привыкла и не видела выхода.

Шаг 1. Планируй Мы взяли один тип КП (простой, до 500 тыс. руб.) и одну пилотную неделю. Проблема: долгое согласование Цель: сократить время до 4 часов Что меняем: убираем одного согласующего (руководителя отдела) из цепочки. Вместо этого менеджер ставит отметку «проверено». Метрика: время от создания до отправки клиенту

Шаг 2. Делай В понедельник мы объявили команде: «На этой неделе для простых КП работает новая схема. Согласование только с финансовым контролёром, руководителя не подключаем». Внесли изменение в Jira (убрали обязательную роль). Запустили.

Шаг 3. Проверяй В пятницу посмотрели цифры: Среднее время согласования по пилотной группе — 4 часа (было 3 дня) Количество ошибок/возвратов — не выросло Менеджеры сказали «стало намного проще» Минус: в двух случаях финансовый контролёр задал вопросы, на которые раньше отвечал руководитель. Пришлось оперативно подключить его.

Шаг 4. Воздействуй Что закрепили: Для простых КП (до 500 тыс. руб.) новая схема становится постоянной Для сложных КП оставляем старый маршрут (с руководителем) Для спорных случаев (вопросы от финконтролёра) прописали, кто подключается и за сколько времени Через месяц утвердили. Результат закрепился.

💡 Почему это сработало Убрали одного согласующего, а не перекроили весь процесс. Тестили на одном типе КП одну неделю. Зафиксировали «было 3 дня - стало 4 часа», а не «кажется, быстрее». Не гадали — посмотрели цифры и решили на их основе. Хороший результат закрепили, плохой — откатили бы.

🛠 Как применить PDCA к вашему процессу за одну неделю Выберите один процесс, который вас раздражает. Не «весь отдел продаж», а что-то конкретное: например, «заведение заявки в CRM». Планируй: Какая проблема? (Заявку заводят 15 минут, хотя все данные есть) Какая цель? (Сократить до 5 минут) Что изменим? (Уберём два лишних поля, сделаем их необязательными) Как измерим? (Засечь время у трёх менеджеров до и после) Делай: Внести изменение в форму CRM (или просто договориться не заполнять лишние поля). Проверяй: Попросить трёх менеджеров засечь время. Сравнить с тем, что было. Воздействуй: Если стало быстрее — закрепить изменение (обновить инструкцию, удалить поля из формы совсем). Если нет — вернуть как было и пробовать другое (например, автоматически подтягивать данные из другой системы).

📌 Как применить PDCA уже сейчас Не ждите идеального плана. Не пытайтесь улучшить всё сразу. Возьмите один процесс, одно изменение, одну неделю. Проверьте на маленькой группе. Посмотрите на цифры. Если сработало — расширяйте. Если нет — пробуйте следующее. Маленькие шаги, быстрая проверка, решение по фактам. Это и есть PDCA.

А вы пробовали запускать PDCA в своём процессе? Или считаете, что для улучшений нужна «большая реформа»? 👇