Как выстроить систему приоритетов, когда «всё важно» и «всё срочно» 🎯

Уверен, у многих из вас так: бэклог растёт, задачи летят со всех сторон, продакты разрываются, команда не понимает, что делать первым.

У меня есть одна рабочая схема, которая помогает не сойти с ума. Это матрица приоритетов (она же матрица Эйзенхауэра). Всё просто, но работает.

Все задачи делятся на четыре группы:

1. Важные и срочные

Горят. Дедлайн сегодня. Клиент уже звонит. Если не сделать — будет беда.

Что делать: делать в первую очередь. Это ваш приоритет №1.

2. Важные, но не срочные

Стратегические задачи. Развитие. Процессы. То, что приближает вас к целям, но пока не горит.

Что делать: планировать отдельное время в календаре. Бронировать часы, как встречу с клиентом. Не ждать, пока они переползут в группу №1.

Именно здесь часто провал: мы не планируем важное, потому что оно не срочное. А потом оно становится срочным — и мы в аврале.

3. Срочные, но не важные

Шум. Письма. Встречи, на которых можно не присутствовать. Вопросы, которые кто-то мог бы решить без вас.

Что делать: делегировать. Отдавать тем, кто может сделать это быстрее и дешевле. Или просто игнорировать, если не критично.

4. Не важные и не срочные

То, что съедает время без пользы. Бесконечные обсуждения. Задачи, которые никто не просил. Отчёты, которые никто не читает.

Что делать: смело выкидывать. Или отдавать на аутсорс. Не тратьте на это жизнь.

‼️Главное правило

Долгие, важные задачи нужно планировать отдельным блоком. Это операционная задача руководителя. Не ждите, пока освободится время. Оно не освободится. Вы должны его зарезервировать сами.

Как это выглядит на практике:

— Утром 2 часа на важные и долгие задачи (без встреч, чатов, отвлечений) — Затем — срочные и важные — Всё остальное — делегировать или удалять

Попробуйте неделю — увидите, сколько времени освободится.

А у вас есть система приоритетов или всё на «глазок»? 👇